Het L&D-team van Gusto had moeite om aan de steeds hogere trainingsbehoeften te voldoen. Door Easygenerator’s native integratie met het LMS van LearnUpon kon Gusto de ontwikkeling van cursussen vereenvoudigen, het bijhouden van verbeteren en de kosten verminderen.
Introductie
Gusto is een alles-in-een-platform voor medewerkers dat HR, salarisadministratie en arbeidsvoorwaarden vereenvoudigt voor kleine en middelgrote bedrijven. Victoria Kapuranis, Learning Experience Ontwerper en Anthony Sloan, Senior L&D Operations Specialist, spelen een belangrijke rol in het vormgeven van de trainingsstrategie van Gusto. Victoria ontwerpt trainingsprogramma’s en ondersteunt teams binnen het bedrijf, terwijl Anthony zich richt op de operationele taken en het beheer van de leertechnologieën en analyses. Met een groeiend personeelsbestand en een sterke focus op de ontwikkeling van medewerkers, had het L&D-team van Gusto een betere manier nodig om trainingsaanvragen te beheren en de voortgang van cursisten bij te houden.
De uitdaging
Het L&D-team van Gusto had moeite om aan de trainingsbehoeften van het bedrijf te voldoen. De verzoeken van verschillende teams bleven binnenkomen, maar met een klein team kon er geen training gemaakt worden op de snelheid die het bedrijf nodig had. “We kregen veel trainingsaanvragen uit het team, maar we hadden niet genoeg capaciteit om de projecten uit te voeren,” zegt Victoria.
Doordat verschillende teams diverse tools gebruikten om trainingsmateriaal te maken, ontstond er inconsistente branding en indelingen. Omdat de meeste training via Google Slides geleverd werd, was het moeilijk om de betrokkenheid bij te houden of de effectiviteit van de training te meten. De robuuste analyses die ze nodig hadden ontbrak ook bij hun vorige LMS, waardoor het bijna onmogelijk werd om het slagingspercentage of de impact van de training bij te houden. Zonder duidelijke inzichten kon het team niet meten of de training effect had.
De oplossing
Om de opleidingsuitdagingen van Gusto te overwinnen implementeerde Victoria’s team Easygenerator. Ze zagen al snel de voordelen van de tool. Ze schakelden ook van hun vorige LMS over naar LearnUpon om de voortgang, rapportering en versiebeheer van hun leerprogramma’s te verbeteren. In eerste instantie gebruikte het team SCORM om de cursussen naar LearnUpon te exporteren, maar door de lancering van native integratie tussen Easygenerator en LearnUpon in 2024, kon Gusto nu rechtstreeks cursussen publiceren zonder de SCORM-bestanden te downloaden en opnieuw te uploaden.
“De integratie was echt een gamechanger,” zegt Anthony. “In plaats van het downloaden en opnieuw uploaden van SCORM-bestanden, komen updates nu via de cloud binnen, wat ons werk echt efficiënter maakt. Het is niet meer nodig om dat handmatige proces te doorlopen.”
Naast de integratie heeft Easygenerator geholpen met de verbetering van het cursuscreatie-proces door het L&D-team. EasyAI is een van hun favoriete functies. “Ik vind het fijn dat ik geen aparte tool hoef te gebruiken om afbeeldingen te genereren of leerdoelen te schrijven.” aldus Victoria. Het team gebruikt ook de brandingfunctie van Easygenerator zodat al het trainingsmateriaal aansluit op de merkrichtlijnen van Gusto. Voorheen gebruikte verschillende teams verschillende tools, waardoor er onsamenhangendheid ontstond in hoe cursussen werden gegeven.
Resultaat
$1,1 mln. bespaard in trainingskosten
Vandaag de dag heeft het L&D-team van Gusto meer dan 1.400 cursussen gemaakt, waardoor training binnen het bedrijf meer toegankelijk is geworden. Door de integratie tussen Easygenerator en LearnUpon werd het bijwerken van cursussen in de helft van de tijd gedaan, waardoor het slechts 5 minuten duurt in plaats van 15-25 minuten per cursus. Ze bespaarden niet alleen tijd, Gusto bespaarde meer dan $1,1 miljoen aan trainingskosten door ervoor te zorgen dat materiedeskundigen de trainingen intern maken en bijwerken. Victoria en Anthony schatten dat zij zonder Easygenerator zes tot acht extra learning-ontwerpers hadden moeten aannemen om aan de trainingsbehoeften te kunnen voldoen.
Gusto heeft de manier waarop ze training leveren getransformeerd met behulp van deze native integratie. Nu kan het L&D-team de contentcreatie opschalen, direct cursussen bijwerken en de effectiviteit van de trainingen bijhouden, terwijl ze geld en tijd besparen.
Hoe Gusto dit gedaan heeft
Het L&D-team van Gusto heeft op strategische wijze Easygenerator en LearnUpon uitgerold. Aanvankelijk kregen alle medewerkers toegang tot Easygenerator zodat zij de leercontent konden verkennen en er aan konden bijdragen. Naarmate hun trainingsstrategie zich ontwikkelde, verfijnde ze hun aanpak om hoogwaardige cursuscreatie te garanderen.
Nu nemen L&D-professionals en materiedeskundigen die ervaring hebben in onderwijsontwerp het voortouw bij het gebruiken van de tool. Door de mogelijkheid van LearnUpon om meerdere portals te ondersteunen, konden ze training voor fulltime werknemers en aannemers scheiden, waardoor het leerecosysteem meer gestructureerd werd.
Om de consistentie te behouden, maakte het team cursussjablonen op Easygenerator, die materiedeskundigen als beginpunt kunnen gebruiken. Zodra de materiedeskundige enkele cursussen heeft gemaakt, volgt er een kwaliteitscontrole door het L&D-team. Als ze door deze eerste controle heen komen, kunnen de materiedeskundigen cursussen gaan publiceren zonder goedkeuring.
Gusto houdt ook de voortgang en betrokkenheid van cursisten bij met de functies van Easygenerator voor analysen en rapportages. Hierdoor kunnen ze op basis van gegevens beslissingen nemen over hun trainingsstrategie. “Gebruik kunnen maken van een tool die robuuste analysen levert is een enorme verbetering geweest,” zei Anthony. “Nu kunnen we zien of onze programma’s en trainingen goed presteren en er voor zorgen dat ze allemaal actueel zijn.”
Over LearnUpon
LearnUpon helpt bedrijven met de training, ontwikkeling en groei van hun personeel, klanten en leden – zonder de complexiteit. Vertrouwd door 1.500+ bedrijven zoals: BambooHR, Coupa, en Twilio, wordt het gemakkelijker om boeiende leerervaringen te maken die prestaties verbeteren, retentie verhogen en de bedrijfsgroei stimuleren.
De voortgang van Gusto met Easygenerator
Hieronder zie je hoe de cursusproductie bij Gusto is gegroeid met Easygenerator.
