Deze gids bevat downloadbare werkbladen waarmee je een onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers kunt maken. Zorg dat je medewerkers zich welkom voelen en goed voorbereid aan de slag kunnen.
De onboarding van medewerkers bestaat uit meer dan alleen papierwerk van HR en een rondleiding op de werkplek. Uit onderzoek blijkt dat de onboarding zelfs een van de belangrijkste factoren voor de medewerkerservaring is. Een goede onboarding bereidt niet alleen nieuwe medewerkers voor op hun nieuwe functie, maar biedt ook vele voordelen voor het bedrijf zelf. Aan het einde van deze gids weet je hoe je een succesvol onboardingsprogramma voor je medewerkers maakt.
Onboarding en training. Je hoort deze termen vaak als het gaat om het werven van nieuwe medewerkers, maar wat houden ze precies in? Kunnen ze door elkaar worden gebruikt? Of zijn er juist verschillen tussen onboarding en training?
Iedereen vindt het spannend om aan een nieuwe baan bij een nieuw bedrijf te beginnen. Je komt in een onbekende omgeving terecht en je voelt de druk om erbij te willen horen. Je maakt kennis met nieuwe collega’s en probeert je aan te passen aan de unieke bedrijfscultuur. Een onboardingsprogramma kan daarbij helpen.
Een effectief onboardingsprogramma omvat allerlei activiteiten om een nieuwe medewerker te helpen zich thuis te voelen in het bedrijf. Denk aan een rondleiding door het kantoor of een introductiemeeting om kennis te maken met collega’s. Met een auteurstool als Easygenerator zou je ook een online cursus kunnen maken om de nieuwe medewerker een overzicht te geven van de bedrijfsgeschiedenis, -cultuur en -waarden.
Waar onboarding erop is gericht om nieuwe medewerkers zich te laten aanpassen aan hun nieuwe omgeving, is training gericht op de technische details van de functie. Denk bijvoorbeeld aan trainingen over bedrijfstechnologie, interne systemen of belangrijke procedures. Het doel is om medewerkers de technische vaardigheden bij te brengen die ze nodig hebben om hun werkzaamheden met vertrouwen uit te voeren.
Kortom: onboarding en training zijn dus niet hetzelfde. Maar samen kunnen ze een nuttig proces vormen om een nieuwe medewerker te helpen wennen aan een nieuwe functie en werkplek.
Een goed gepland onboardingsprogramma kan het verschil maken tussen een nieuwe medewerker die zich welkom voelt en een onzekere medewerker die zich niet gezien voelt. Maar onboarding is niet alleen belangrijk om te zorgen dat een nieuwe medewerker een goede eerste werkdag heeft. Denk daarom goed na over het welkomstpakket voor nieuwe medewerkers.
De onboarding is ook het moment om te communiceren over de verwachtingen van het bedrijf en wat het bedrijf te bieden heeft. Een succesvolle onboarding kan er onder andere voor zorgen dat medewerkers meer betrokken zijn bij het bedrijf en minder snel op zoek gaan naar een andere baan.
Dit zijn de belangrijkste voordelen van een onboardingsprogramma voor je bedrijf:
Minder micromanagement, meer vertrouwen en productiviteit
Als je nieuwe medewerkers de tools en informatie geeft die ze nodig hebben om vanaf hun eerste dag succesvol aan de slag te gaan, maak je hun leercurve niet alleen korter, maar zorg je er ook voor dat ze vol vertrouwen aan het werk kunnen. Op deze manier is er minder micromanagement nodig en is er meer ruimte voor vertrouwen tussen medewerkers onderling. En dit komt de productiviteit alleen maar ten goede.
Betere communicatie op de bedrijfsladder
Het heeft vele voordelen om de communicatie tussen junior medewerkers en meer ervaren medewerkers tijdens het onboardingsproces te stimuleren. Nieuwe medewerkers krijgen bijvoorbeeld een beeld van hoe hun carrière eruit zou kunnen zien en ontdekken waar ruimte ligt om te groeien. Tegelijkertijd maak je de senior medewerkers benaderbaar, waardoor er een mentorcultuur kan ontstaan waarin collega’s van elkaar leren.
Saamhorigheidsgevoel en betrokkenheid
Als nieuwe medewerkers inzicht hebben in de bedrijfsdoelen en weten hoe hun functies daarop aansluiten, gaan ze doelbewuster aan de slag. Hoe sneller nieuwe medewerkers inzien op welke manier ze bijdragen aan het succes van het bedrijf, hoe sneller ze zich op hun gemak en gemotiveerd zullen voelen.
Meer werktevredenheid en personeelsbehoud
Uit onderzoek van Gallup blijkt dat meer betrokken medewerkers een positief effect hebben op de bedrijfsprestaties. Dit werkt door op verschillende niveaus, zoals een betere beoordeling door klanten, een hogere winst en minder verzuim. Als gevolg hiervan is de kans groter dat nieuwe medewerkers blijven, waardoor je bedrijf veel kosten kan besparen.
Inzicht in het bedrijfsbeleid
Nieuwe medewerkers moeten veel nieuwe informatie verwerken, zoals het bedrijfsbeleid en bepaalde procedures. Een effectief onboardingsprogramma geeft deze informatie en legt ook uit wat het bedrijfsbeleid betekent voor hun specifieke afdeling en functie. Zo zijn de verwachtingen vanaf de eerste dag duidelijk. Dat is goed voor de nieuwe medewerkers, maar ook voor je bedrijf. Compacte en interessante e-learningcontent kan helpen om deze informatie duidelijk over te brengen. Ontdek hoe e-learning kan bijdragen aan het onboardingsproces.
Het belang van onboarding gaat uiteindelijk veel verder dan alleen de ervaring van de individuele medewerker. Als het onboardingsproces op de juiste manier wordt aangepakt, heeft dit ook voordelen voor het bedrijf.
Medewerkers krijgen ongeveer 90 dagen de tijd om zichzelf te bewijzen in een nieuwe functie, dat blijkt uit onderzoek en uit de praktijk. Hoe sneller nieuwe medewerkers zich welkom en goed voorbereid voelen, hoe sneller ze ook daadwerkelijk kunnen bijdragen aan de bedrijfsdoelen.
Nieuwe medewerkers die op een positieve manier kennismaken met het bedrijf en hun functie, zijn vaker geneigd om langer bij het bedrijf te blijven. Daarom moeten onboardingsprogramma’s zo effectief en intuïtief mogelijk zijn.
Het onboardingsproces beslaat niet alleen de eerste dagen of weken van een medewerker in een nieuwe functie. Dit proces begint al ver daarvoor en loopt ook nog een paar maanden na de eerste werkdag door. Als je een trainingsprogramma voor nieuwe medewerkers gaat ontwikkelen, is het goed om rekening te houden met de volgende best practices:
Van tevoren
De wervingsfase is een belangrijke fase waarin de functie, de positie binnen het team en de bedrijfsdoelen al duidelijk moeten worden gemaakt. Dit betekent dat de functiebeschrijving, bedrijfswebsite en sollicitatieprocedure al bijdragen aan de relatie die een werkgever opbouwt met een toekomstige medewerker.
Naast het voorbereiden van goede vragen voor het sollicitatiegesprek kunnen werkgevers een opdracht voor thuis of een test toevoegen aan de sollicitatieprocedure om meer inzicht te krijgen in wat een mogelijke kandidaat voor het bedrijf kan betekenen. Het voordeel is dat de kandidaat hiermee meteen meer inzicht krijgt in de functie en de verwachtingen van het team.
De communicatie hoeft ook niet te worden beperkt tot sollicitatiegesprekken. Zorg dat de recruiter en zelfs de wervende manager tijdens het wervingsproces en na het aanbieden van de baan beschikbaar zijn voor vragen. Dat heeft ook een positieve invloed op hoe welkom een kandidaat zich voelt.
Het is belangrijk om als bedrijf tijdens de wervingsprocedure zo transparant mogelijk te zijn over informatie die van invloed kan zijn op de beslissing van een kandidaat. Communiceer bijvoorbeeld alvast over het thuiswerkbeleid of het beleid voor ziekte- en vakantiedagen.
Natuurlijk omvat een succesvol onboardingsprogramma ook het scenario waarin kandidaten de baan accepteren. Een enthousiaste reactie stelt kandidaten gerust dat ze de juiste keuze hebben gemaakt en laat zien dat het bedrijf nog steeds in hen is geïnteresseerd.
De eerste dag
Als de eerste dag van medewerkers op kantoor plaatsvindt, leid hen dan rond en laat de plekken zien waar ze vaak zullen komen. Dit is natuurlijk vooral hun eigen werkplek, maar denk ook aan vergaderruimtes, de werkplekken van hun manager en teamgenoten, toiletten, voorraadkasten en andere gemeenschappelijke en belangrijke ruimtes.
Als medewerkers op hun eerste dag vanuit huis werken kun je een introductiemeeting organiseren met hun belangrijkste collega’s. Dit doe je niet alleen voor de nieuwe medewerker, maar ook zodat het team kan kennismaken met het nieuwe teamlid.
Of deze eerste dag nu online of op kantoor plaatsvindt, het is altijd belangrijk om te zorgen dat medewerkers zich op hun gemak voelen in hun nieuwe dagelijkse werkomgeving. Regel ook toegang tot de benodigde tools en maak ze wegwijs op hun nieuwe werkplek.
De eerste weken
De eerste paar weken moeten nieuwe medewerkers waarschijnlijk nog wennen aan hun werkplek. In die eerste weken is het onboardingsproces dan ook nog gericht op de integratie van de medewerker. Je kunt bijvoorbeeld een aankondiging naar het hele bedrijf sturen om de nieuwe medewerker te verwelkomen. Op deze manier is iedereen binnen het bedrijf meteen op de hoogte van deze nieuwe collega. En je zorgt er ook voor dat de nieuwe medewerker het gevoel heeft erbij te horen.
In die eerste weken kun je de medewerker laten kennismaken met de belangrijkste mensen binnen het bedrijf, zoals de teamleiders en het management. Als de medewerker vanuit huis werkt, organiseer je bijvoorbeeld introductiemeetings waarin de medewerker zichzelf kan voorstellen en kan kennismaken met collega’s.
Checklists zijn een goede manier om nieuwe medewerkers een duidelijk overzicht te geven van alle trainingen en onboardingstaken die ze moeten voltooien. Op deze lijsten kunnen allerlei taken staan, van het updaten van hun e-mailhandtekening tot het volgen van de compliance training. Met een praktische gids geef je medewerkers de verantwoordelijkheid over hun eigen onboarding en zullen ze zich minder snel overweldigd voelen door de vele instructies.
De eerste maanden
Natuurlijk zullen nieuwe medewerkers zich na een maand of drie al veel beter op hun gemak voelen dan op de eerste dag, maar er zitten veel voordelen aan een langer onboardingsproces. Door regelmatig gesprekken in te plannen met nieuwe medewerkers geef je hen de mogelijkheid om feedback te delen of te bespreken waar ze tegenaan lopen. Zeker in een grote organisatie kan dit handig zijn, omdat de medewerkers misschien nog niet weten bij wie ze terecht kunnen.
Het is echter wel belangrijk om nieuwe medewerkers hier niet te vaak mee lastig te vallen. Geef hen ook de ruimte om te wennen aan hun nieuwe omgeving en dingen zelf uit te zoeken. Plan bijvoorbeeld elke 2 weken of elke 30 dagen een gesprek in.
Naast het beantwoorden van vragen en het delen van informatie kun je ook na een aantal maanden teambuildingsactiviteiten opnemen in een onboardingsprogramma. Moedig nieuwe medewerkers bijvoorbeeld aan om koffie te drinken met hun collega’s om het bedrijf op een leuke en informele manier beter te leren kennen. Je kunt ze zelfs een ‘buddy’ toewijzen die in de eerste maanden hun aanspreekpunt is binnen het bedrijf als ze vragen hebben vragen of gewoon een kopje koffie willen drinken.
Het is ook belangrijk om te achterhalen tegen welke unieke uitdagingen jouw bedrijf aanloopt bij de onboarding van nieuwe medewerkers, zodat je een programma kunt ontwikkelen dat deze problemen oplost. Lees hier hoe je problemen in de onboarding aanpakt.
Volgens een onderzoek van dr. Talya N. Bauer en de SHRM Foundation moet een onboardingsprogramma vier belangrijke informatieve onderdelen bevatten: compliance, context, cultuur en connectie (de 4 C’s).
Hieronder vind je een checklist met tips en voorbeeldcontent om je te helpen de 4 C’s te verwerken in je onboardingsprogramma:
Om je op weg te helpen hebben we een sjabloon gemaakt dat je kunt downloaden. Hiermee maak je gemakkelijk een onboardingsprogramma op maat, op basis van de 4 C’s die we hierboven hebben genoemd:
Download ons gratis sjabloon voor de onboarding van nieuwe medewerkers.
Veel nieuwe medewerkers beginnen enthousiast en vol goede moed aan hun onboarding, maar na een paar weken verslapt de aandacht vaak. Dit komt doordat nieuwe medewerkers na een tijdje worden meegesleept door hun dagelijkse werkzaamheden en niet veel interesse meer hebben in hun onboarding.
Om te zorgen dat dit in jouw bedrijf niet gebeurt, vind je hier een paar best practices om jouw nieuwe medewerkers optimaal in te werken.
Begin bij het begin en probeer inzicht te krijgen in het huidige onboardingsprogramma. Zoek uit wat medewerkers fijn vinden aan het programma en wat juist niet, en waarom.
Met e-learningtools zoals Easygenerator kun je Net Promoter Scores (NPS) toevoegen aan cursussen, zodat cursisten een beoordeling en waardevolle inzichten over je cursus kunnen delen.
Vraag medewerkers die de onboarding recentelijk hebben doorlopen wat hun verwachtingen van het programma waren. Doe onderzoek naar de angsten en onzekerheden die spelen bij nieuwe medewerkers. Ga in gesprek met HR of de L&D-manager om inzicht te krijgen in de doelstellingen van een onboardingsprogramma vanuit een bedrijfsperspectief.
Volg de best practices en creëer een onboardingsprogramma dat voldoet aan de volgende punten:
Een goed onboardingsprogramma leert nieuwe medewerkers precies wat ze moeten weten voor hun functie. Het is belangrijk om medewerkers niet te overspoelen met onnodige informatie.
Bedenk ook of sommige informatie al op het bedrijfsintranet of de website staat, zoals het HR-beleid of organogrammen. Deze informatie hoeft dan niet in de training te worden herhaald.
Het werkt het beste om nieuwe medewerkers de vrijheid te geven om de cursus te onderbreken en weer op te pakken wanneer hen dat uitkomt.
Ze worden vaak vergeten, maar je bestaande medewerkers zijn een van de beste resources. Deze mensen weten niet alleen al alles over je bedrijf, maar ze kunnen ook als beste vertellen waarom het zo’n fijne plek is om te werken. Geef je medewerkers de mogelijkheid om hun kennis te delen en hun eigen content te maken. Dit maakt het onboardingsproces persoonlijker en je zorgt er daarnaast voor dat je huidige medewerkers zich gewaardeerd voelen.
Door e-learningtools te gebruiken kun je potentiële medewerkers al informeren voordat ze bij het bedrijf komen werken. Denk bijvoorbeeld aan online evaluaties vooraf, trainingsmodules voor de onboarding en videotutorials. Op deze manier bespaar je kostbare tijd. Als deze medewerkers uiteindelijk worden aangenomen, hebben ze voor hun eerste werkdag al flink wat vaardigheden en kennis verworven.
Elke nieuwe medewerker heeft weleens een vraag of een probleem, dat hoort nu eenmaal bij het starten op een nieuwe werkplek. Daarom is het belangrijk om deze medewerkers te verwijzen naar de juiste resources, zodat ze snel en gemakkelijk een antwoord kunnen vinden.
Met een online bibliotheek met learningcontent en andere hulpbronnen kunnen nieuwe medewerkers snel de benodigde informatie vinden voor hun dagelijkse werkzaamheden. Zorg er echter voor dat je medewerkers niet overspoelt met allerlei digitale content. Bied alleen nuttige content aan met duidelijke titels, opsommingspunten en behapbare informatie en maak geen ellenlange beleidsdocumenten. Maak gebruik van verschillende formats om korte, gerichte en duidelijke content te creëren. Denk aan video’s, korte gidsen en infographics. Dit soort compacte informatiebronnen hebben de meeste impact.
De eerste week is cruciaal om nieuwe medewerkers een goede start te geven, maar zorg dat ze zich niet overweldigd voelen. Gebruik hiervoor een e-learningtraject. Dit is een reeks trainingsmodules die nieuwe medewerkers op hun eigen tempo kunnen doorwerken, in een interactieve trainingsomgeving zonder enige druk. De modules moeten alle basisonderwerpen behandelen die nieuwe medewerkers zelfstandig kunnen verkennen (zoals IT, beleid en bedrijfscultuur).
Hoe effectief je onboardingsprogramma is, hangt voor een groot deel af van de manier waarop dit programma gevolgd kan worden. Bedenk hoe nieuwe medewerkers de informatie moeten kunnen vinden en probeer je onboarding daarop aan te laten sluiten. Zorg bijvoorbeeld dat de content on-demand beschikbaar is en kan worden geraadpleegd op allerlei apparaten.
Hoe eenvoudiger en toegankelijker de content, hoe sneller je nieuwe medewerkers ermee aan de slag gaan. Korte en toegankelijke e-learning zorgt er ook voor dat medewerkers de kennis snel kunnen toepassen in hun functie.
Hoewel sommige informatie misschien al op de website of het intranet van het bedrijf te vinden is, beschikken je huidige medewerkers ook over een schat aan kennis.
Materiedeskundigen binnen je bedrijf kunnen hun kennis ook delen via de online onboarding voor nieuwe medewerkers. Op deze manier krijgen nieuwe medewerkers meer inzicht in het bedrijf. Vaak werkt dit beter dan een algemeen overzicht. Gebruik verhalen of video’s om de best practices te demonstreren of waardevolle lessen van deze medewerkers te delen.
Er zijn twee veelgebruikte modellen voor onboardingsprogramma’s. Hieronder vind je voor beide modellen een sjabloon om je te helpen je onboarding te plannen.
Het 30:60:90-dagen-model vormt een duidelijke roadmap om nieuwe medewerkers te laten weten wat er van hen verwacht wordt. Ze zien wie er bij welke fase betrokken is, wat belangrijke data zijn en wat ze in hun eerste 90 dagen moeten bereiken. Hier zie je een voorbeeld van dit model:
De meeste bedrijven zijn van mening dat de onboarding van nieuwe medewerkers niet in één dag kan plaatsvinden en dat zelfs een intensieve klassikale training van een maand niet voldoende is. Deze bedrijven spreiden het onboardingstraject liever over een periode van 12 maanden (52 weken), zodat medewerkers langzaam aan hun nieuwe werkplek kunnen wennen.
De eerste week wordt vaak gereserveerd voor de belangrijkste zaken, waarbij informatie in een klassikale setting wordt overgebracht. Hierna volgt een mix van digitale learningactiviteiten die de dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk moeten onderbreken. Zo kunnen medewerkers de onboarding in hun eigen tempo afronden.
Je onboardingsprogramma is eigenlijk nooit af. Er is altijd ruimte voor verbetering. Een van de makkelijkste manieren om het succes ervan te beoordelen is door de medewerkers te ondervragen die het hebben doorlopen.
Een goede methode voor het verzamelen van feedback is de Net Promoter Score (NPS). Voeg een NPS-enquête toe aan het einde van elke cursus zodat nieuwe medewerkers kunnen aangeven of ze de cursus nuttig vonden.
Met deze feedback kun je de cursus verbeteren, maar je kunt er ook lessen uit trekken voor toekomstige wervingsprocessen en bedrijfsprioriteiten. Vergeet niet dat een succesvolle betrokkenheid vanaf de eerste dag ervoor zorgt dat medewerkers op de lange termijn meer tevreden en productiever zijn.
Nieuwe medewerkers kunnen niet binnen een paar dagen worden ingewerkt en vervolgens meteen succesvol aan de slag gaan. De beste onboardingsprogramma’s bieden ondersteuning op de lange termijn. Het onboardingsproces is dan ook op natuurlijke wijze verbonden met de jaarlijkse prestatiebeoordelingen en functioneringsgesprekken.
Dit is de cruciale ‘rode draad’ die de huidige prestaties van een medewerker verbindt met het moment waarop deze medewerker is aangenomen. Door nieuwe medewerkers goed voor te bereiden, zorg je ervoor dat ze goed kunnen presteren tijdens hun volledige loopbaan bij jouw organisatie.
Zoals we hierboven hebben besproken, bestaat de onboarding uit 4 belangrijke onderdelen: compliance, context, cultuur en connectie. Met Easygenerator is het gemakkelijk om cursussen te ontwikkelen voor elk van deze onderdelen:
Videhi Bhamidi is Learning Product Consultant bij Easygenerator. Ze heeft meer dan 15 jaar ervaring op het gebied van e-learning, UX-onderzoek en thought leadership-projecten. Ook schrijft ze regelmatig voor tijdschriften over L&D. Videhi Bhamidi studeerde aan Oxford en streeft ernaar design, onderzoek, technologie en didactiek te combineren in haar oplossingen.
