De ultieme gids voor kennis delen

Je medewerkers zijn bronnen van informatie en expertise en de grootste kracht van je organisatie. Laat ze hun kennis efficiënt delen zodat iedereen binnen je organisatie ervan kan profiteren.

Hoeveel medewerkers werken er in je organisatie? En hoeveel van hen zou je experts in hun vak noemen? Allemaal, toch? Beeld je even in hoeveel kennis er elke dag door al die teams en afdelingen gesluisd wordt.

Stel je voor wat er zou gebeuren als iedereen over alle kennis die in je hele organisatie voorkomt zou beschikken. Er bestaat een manier om medewerkers elkaars expertise te laten gebruiken en deze toe te passen om zichzelf te ontwikkelen en beter te presteren. Het heet kennis delen.

Kennis delen is de uitwisseling van informatie, expertise of vaardigheden. Met de passende tools en het juiste beheer kunnen medewerkers doeltreffend kennis overdragen en elkaars expertise ten volle benutten. Het delen kan op tal van manieren.

Bijvoorbeeld door presentaties te geven, workshops te organiseren, te videobellen, elkaar via e-mail relevante bestanden te versturen, via het intranet. Wil je te weten komen hoe kennis delen er in je organisatie uit zou kunnen zien? Gebruik dit artikel als gids en laat het je inspireren.

Er komen veel voordelen kijken bij het uitwisselen van kennis op het werk. Als medewerkers alles wat ze weten met elkaar uitwisselen, kunnen ze efficiënter werken. Elkaar ondersteunen en als expert gezien worden is goed voor het zelfvertrouwen en de saamhorigheid van medewerkers. Het maakt hen sterker als professionals. Natuurlijk heeft kennis delen daarnaast ook voordelen voor je organisatie.

Wanneer medewerkers toegang hebben tot alle kennis van hun collega’s, is er een enorme hoeveelheid aan kennis waar je hele organisatie uit kan putten en van kan profiteren. Het is dan niet langer nodig om zo veel te investeren in standaard cursussen of opleidingen van externe partijen.

In plaats daarvan worden de resources die medewerkers gebruiken door hen geproduceerd. Daardoor zijn deze makkelijk te handhaven. Een ander voordeel is dat je medewerkers de volledige controle over deze resources hebben en op die manier raakt de gedeelde kennis nooit verouderd. Met deze manier van werken kunnen medewerkers bijleren aan de snelheid waarmee je organisatie groeit.

Employee-generated Learning: een aanpak voor kennis delen

Er zijn tal van modellen voor kennis delen die organisaties kunnen toepassen. Enkele voorbeelden zijn praktijkgemeenschappen, sociaal leren en samenwerkend leren. Deze voorbeelden zijn van belang in het actualiseren van de principes van kennis delen. Onze zelfgemaakte aanpak van Employee-generated Learning is echter een zeer voordelige route om kennis delen binnen een organisatie mogelijk te maken.

Dit is een methodologie voor leren en ontwikkeling die de verantwoordelijkheid voor het creëren van content verschuift van educatieve ontwerpers naar de eigen medewerkers, want het wordt mogelijk om hun kennis vast te leggen en te delen met hun collega’s. Idealiter hebben medewerkers toegang tot een eenvoudige auteurstool voor het creëren van content. Waarom is dit zo waardevol? Het geeft namelijk andere medewerkers de kans om toegang te krijgen tot doeltreffend en relevant materiaal op basis van de best practices van hun collega’s.

Employee-generated Learning engageert mensen en biedt hun erkenning en invloed binnen de organisatie. Omdat kennis binnen de organisatie vastgelegd en gedeeld wordt, zal deze aanpak je helpen om de kosten te verlagen; gedeelde content gemakkelijker te handhaven; en eenvoudig en snel kennis onder honderden werknemers te verspreiden, ongeacht waar ze zich bevinden.

Maak kennis delen interactief en cloud-based met e-learning

Medewerkers delen op verschillende manieren hun kennis. Tijdens de koffie of lunch, vergaderingen, door dossiers te delen of presentaties te geven. Dat betekent dat medewerkers óók op verschillende manieren leren. Leren gebeurt in feite via een mix van formeel leren, informeel leren en leren door ervaring. Dit wordt de 70:20:10 methodologie genoemd: medewerkers leren 70% van hun kennis tijdens het werk, 20% door kennis uit te wisselen en 10% via formele opleidingen.

Eenvoudige auteurstools voor e-learning zijn ideaal voor Employee-generated Learning, en dus ook voor kennis delen. Deze tools laten medewerkers snel en efficiënt content creëren op basis van hun expertise.

De content die ze maken kan verschillende maten en vormen aannemen, zoals training, checklists, gidsen, enzovoort. Ook kunnen ze interactieve content produceren, zoals bijvoorbeeld quizzen of kleine brokjes content voor microlearning.

Met sommige tools kunnen collega’s elkaar zelfs onmiddellijk feedback geven. Dankzij de aard en de eindeloze mogelijkheden van deze auteursoplossingen beslaan ze het volledige 70:20:10 model. En zo zijn auteursoplossingen dé meest duurzame vorm van Employee-generated Learning en kennis delen.

Ben je op zoek naar het perfecte systeem of platform om de medewerkers in je organisatie kennis te laten delen? Er zijn tal van verschillende tools, systemen en platforms voor kennis delen. Kiezen voor de juiste tool wordt zo een hele uitdaging. In de complexe wereld van tools voor kennis delen is ons advies om verder te kijken dan wat wij de ‘PowerPoint-mindset’ noemen.

Probeer een tool te vinden die medewerkers in staat stelt om kennis vast te leggen en content te maken op een leuke en boeiende manier, zonder dat ze “content móeten produceren”. We hebben onderzoek uitgevoerd onder vakexperts en ontdekt dat we twee belangrijke typen van contentstools kunnen onderscheiden:

1. Gesloten tools en systemen voor kennis delen. Bijvoorbeeld: documenten in wiki-stijl, informatiesystemen en tools zoals Rise. Deze zijn geweldig om bestanden met informatie te creëren en te delen. Ze missen echter een structuur en functies voor medewerkers die graag interactieve content willen produceren. De geproduceerde content is enkel toegankelijk binnen deze tools, wat het moeilijk maakt voor medewerkers om ze te delen.
2. Open systemen voor het delen van kennis, zoals een intranet, Google Drive, SharePoint of onze eigen tool. Open systemen laten toe dat de gecreëerde content buiten het systeem zelf gedeeld kan worden, bijvoorbeeld via e-mail of Slack. Deze tools zijn de beste oplossing voor het kennis delen, omdat medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de content, zonder dat ze een deel van het systeem uitmaken.

De voordelen van een auteurstool zonder leercurve

Een ideale oplossing is een auteurstool die medewerkers zonder enige training of ervaring kunnen gebruiken. Zulke oplossingen functioneren als een medium zonder toeters en bellen en kunnen makkelijk worden gebruikt door medewerkers die niet over een didactische achtergrond beschikken.

Sommige auteursoplossingen laten collega’s samenwerken en content produceren, elkaars vordering opvolgen en cursussen flexibel publiceren en delen, zodat ze zelf écht de schoonheid van kennis delen kunnen ervaren.

Mis je een gestructureerde en doeltreffende omgeving waarin medewerkers optimaal kennis kunnen vastleggen en delen? Je bent niet alleen. Kennisbeheer is voor veel bedrijven een hele uitdaging. Om kennis delen te omarmen en bevorderen, zijn de juiste technologische middelen nodig.

En dat is waar kennisbeheer essentieel wordt, omdat het bedrijven toelaat om die kennis vast te leggen, te organiseren en maximaal te benutten. Hoe? Door het hele proces te stroomlijnen. Bied medewerkers deze twee belangrijke zaken:

• tools om hun kennis vast te leggen, te delen of op te slaan;
• didactische begeleiding om dit op correcte manier uit te voeren.

De voordelen van kennisbeheer

Een proces van kennisbeheer kan de efficiëntie verhogen, ruimte creëren voor innovatief denken en het delen van kennis onder werknemers bevorderen. Als dit succesvol wordt uitgevoerd, kan dit de prestaties naar een hoger niveau tillen. Maar kennisbeheer biedt nóg meer voordelen:

• Je organisatie kan geld besparen wanneer je medewerkers in staat stelt om kennis uit te wisselen via een systeem voor kennisbeheer.
• Met het juiste beheer is kennisoverdracht praktisch, on-demand en laat het medewerkers informatie onmiddellijk toepassen zodat de prestaties verbeterd kunnen worden.

Door relevante kennis vast te leggen en beschikbaar te maken kun je gemakkelijk in de behoeften van de hele organisatie voorzien. Zelfs als medewerkers zich in verschillende steden, gebieden of landen bevinden.

Wil je dat je organisatie profiteert van de kennis van je medewerkers door ze deze kennis doeltreffend met hun collega’s te laten delen? Om deze nieuwe mentaliteit te omarmen kan het voor sommige van je collega’s wat tijd vragen. Dat is normaal. Je kunt ze informeren over Employee-generated Learning in verband met kennis delen en de voordelen ervan op een rijtje te zetten:

• Het is een goede manier om geld te besparen omdat resources op basis van interne kennis gemaakt worden.
• Bij het gebruik van een eenvoudige auteurstool is het makkelijk om content te handhaven. Medewerkers kunnen wanneer nodig altijd de resources bijwerken.
• Alle medewerkers van je organisatie hebben toegang tot de content wanneer je een open systeem gebruikt om deze content te delen. Dat betekent dat honderden medewerkers er toegang tot hebben en dat ze de kennis die door hun collega’s gedeeld werd gemakkelijk kunnen toepassen, waar ze zich ook bevinden.

Toch moet je misschien enkele obstakels overwinnen om deze aanpak op gang te krijgen. Bereid je goed voor en probeer te begrijpen waarom mensen bezorgd zullen zijn.

Obstakels bij het delen van persoonlijke kennis en hoe je ze overkomt

Sommige medewerkers kunnen persoonlijke obstakels hebben, zoals:

• Een gebrek aan tijd om kennis te delen of collega’s te identificeren die specifieke informatie nodig hebben.
• Niet beseffen dat medewerkers over kennis beschikken die waardevol kan zijn voor anderen.
• De angst dat het delen van kennis iemands werkzekerheid in het gedrang brengt.

Advies over hoe je deze obstakels kunt overkomen:

• De kans is groot dat kennis delen en Employee-generated Learning je tijd zal besparen. Medewerkers hoeven niet meer te antwoorden op vragen van collega’s, ze kunnen eenvoudigweg content delen die ze samen met hen hebben gecreëerd.
• De waarde zit in het feit dat kennis wordt vrijgegeven, iedereen er toegang tot heeft en deze ook kan toepassen. Medewerkers zullen als experts worden beschouwd en het uitoefenen van kennisoverdracht zal hen de waarde van hun expertise aantonen.
• Als medewerkers vrezen dat kennis delen hun werkzekerheid in het gedrang kan brengen, laat hun dan weten dat het delen beloond wordt.

Obstakels bij organisatorische kennis delen en hoe deze te overkomen

Wanneer je de organisatie probeert te overtuigen van de toepassing van kennis delen kunt je op obstakels botsen. Kennis delen bevat de oplossing zelf. Duid de voordelen aan en deel artikelen die zich concentreren op de voordelen ervan. Obstakels waar je reeds ervaring mee kunt hebben, zijn:

• Een gebrek aan leiderschap, strategie voor kennisbeheer en de juiste tools en resources om expertise uit te wisselen.
• Geen beloningen of erkenning die mensen motiveert om kennis te delen.
• Een benadering tot kennis delen van bovenaf, in plaats van kennis delen van onderaf.
• Veel concurrentie binnen de bedrijfseenheden, functionele gebieden en dochterondernemingen.
• In sommige gevallen zijn afdelingen of bedrijfseenheden te groot en te moeilijk te beheren om comfortabele kennis delen mogelijk te maken.

Advies over hoe je deze obstakels kunt overkomen:

• Creëer een cultuur van waardering en erkenning om kennis delen te ondersteunen. Dit moedigt niet alleen medewerkers aan om hun kennis te delen maar bouwt tussen hen ook het vertrouwen en de geloofwaardigheid op.
• Laat voor een gegarandeerd succes altijd je medewerkers het initiatief nemen. Zij zullen zich meer dan ooit betrokken en verantwoordelijk voelen voor de uitvoering en aflevering. Een top-down aanpak is meer geschikt voor formele opleidingen zoals Conformiteit en Veiligheid. Tijdens het omgaan met informele methoden zoals kennis delen is het absoluut noodzakelijk om de medewerkers de leiding te geven in plaats van hen voor te schrijven wat er precies moet gebeuren.
• Creëer structuur en werk met discipline om kennis delen als een dagelijkse werkgewoonte te integreren. Bekijk kennis delen vanaf een individueel niveau en niet vanaf het niveau van de bedrijfseenheid, want intellectueel kapitaal berust bij de medewerkers die het project vormen. Niet andersom.

Obstakels bij technologische kennis delen en hoe je deze overkomt

Als je beslist je actief te concentreren op kennis delen binnen de organisatie waar je werkt, kunnen er zich enkele technologische obstakels voordoen:

• Een gebrek aan de benodigde IT-systemen en processen, wat de manier waarop mensen kunnen werken belemmert.
• Medewerkers kunnen terughoudend zijn om software te gebruiken omdat ze misschien niet de juiste training hebben gekregen en ze niet bekend zijn met de systemen en processen.
• Een gebrek aan communicatie en demonstratie over de voordelen van een nieuw systeem.

Advies hoe je deze obstakels kunt overkomen:

• Iedereen kan met een eenvoudige auteurstool content produceren – zelfs degenen zonder enige ervaring. Er is geen opleiding nodig. Als L&D over genoeg medewerkers beschikt, kunnen ze ook medewerkers begeleiden.
• Het toepassen van kennis delen en nieuwe technologieën vraagt transparantie. Wees open over de veranderingen die je maakt – en om welke reden je deze maakt.

Ben je op zoek naar een beknopte lijst van de obstakels en hun oplossingen? Wij hebben een lijst opgesteld van de top 5 obstakels voor kennis delen en hoe je deze kunt overkomen.

Je bent ervan overtuigd dat kennis delen actief moet worden toegepast in je organisatie. Alles wat je nu moet weten is hoe je precies kennis deelt en het in de praktijk brengt. Bekijk enkele van deze best practices en voorbeelden van kennis delen en laat ze je inspireren.

1. Creëer de gewoonte om kennis te delen

Het introduceren van een nieuwe werkwijze, zoals kennis delen, vraagt naar een omschakeling in de mentaliteit van de medewerkers. Je kunt hen in de stemming brengen door hen de voordelen van kennis delen uit te leggen. Het is tevens bevorderlijk voor zowel hun eigen professionele groei als die van hun collega’s.

Door een gebruiksvriendelijke auteurstool aan te schaffen, verlaag je de drempel voor je medewerkers. Zijn er bepaalde mensen in je team of organisatie die graag kennis delen en dit een vast onderdeel van hun baan maken? Gebruik hen dan als een voorbeeld om anderen aan te moedigen.

2. Gebruik een eenvoudige auteurstool voor Employee-generated Learning

De beste manier om medewerkers de mogelijkheid te bieden om kennis te delen is om hen een eenvoudige auteursoplossing voor e-learning te bieden. Deze oplossingen zijn gemakkelijk in gebruik, hebben een eenvoudige UI, hebben geen onnodige toeters en bellen en worden vaak geleverd met herbruikbare templates.

Zo maken deze tools van kennis delen en contentcreatie een aangename ervaring. Het feit dat het leuk en eenvoudig is zorgt er tevens voor dat medewerkers zelf zullen willen deelnemen. Op die manier omarmen je medewerkers en je organisatie het Employee-generated Learning.

3. Deel prestaties en erken en beloon het uitwisselen van kennis

Door hun expertise met elkaar uit te wisselen dragen medewerkers hun steentje bij aan kennis delen en de doelstellingen van de organisatie. Het is van vitaal belang om medewerkers te helpen in de stemming te komen en de juiste mentaliteit te vinden. Een geweldige manier om dit te bereiken is door prestaties te erkennen en vieren.

Je kunt dit bijvoorbeeld bereiken door medewerkers te nomineren of hun ontwikkeling op te volgen. Dit soort acties zorgt ervoor dat medewerkers zich gewaardeerd voelen en het spoort hen aan om verder kennis uit te wisselen. Je kunt ook iemand het goede voorbeeld laten geven. Laat de CEO of een manager hun kennis overdragen, zodat anderen hun voorbeeld volgen.

4. Start vanaf de onboarding met kennis delen

Tijdens hun onboarding besteden nieuwe medewerkers veel tijd om hun nieuwe functie, collega’s, de organisatie en de afdelingsbehoeften te leren kennen. Waarom niet meteen beginnen met het delen van kennis? Zo leren ze vanaf de eerste dag om iets bij te dragen, met anderen samen te werken en zullen ze dit in de toekomst ook blijven doen. Je ontboardt hen en laat ze tegelijkertijd kennis maken met je bedrijfscultuur, dat maakt deze kennis delen juist zo mooi.

5. Investeer in een strategie voor kennisbeheer op lange termijn

Als het aankomt op kennis delen is het investeren in software van cruciaal belang. Met de juiste tools en software kun je het proces vastleggen, naar een punt aan de horizon toewerken en je vorderingen opvolgen.

Je kent nu het belang en de voordelen van kennis delen binnen organisaties. Zin om meteen aan de slag te gaan met de toepassing ervan? Geweldig, we houden van enthousiasme! Hier zijn 3 manieren die je onmiddellijk kan toepassen om kennis delen op het werk te verbeteren of aan te moedigen.

1. Zorg ervoor dat medewerkers vlot kunnen communiceren

Om kennis uit te wisselen op de werkvloer en op de correcte manier Employee-generated Learning te creëren, moeten medewerkers in staat zijn om optimaal en efficiënt met elkaar te communiceren. Dit helpt hen om zich verbonden en gemotiveerd te voelen en dat verbetert vervolgens hun productiviteit en resultaten.

Als het gaat over e-learning, is een auteurstool die medewerkers elkaar reacties laat sturen of samen werken van groot belang. Onze oplossing maakt dit mogelijk, wat het perfect maakt voor Employee-Generated Learning en kennis delen.

Als je het delen offline wilt halen, kan je activiteiten of vergaderingen voor medewerkers organiseren om specifieke opleidingen op te volgen of zich samen in een bepaald onderwerp te verdiepen.

2. Creëer een concurrentievrije omgeving

Concurrentie motiveert medewerkers, maar kan hen tegelijkertijd ook volledig blokkeren. Creëer een omgeving waarin medewerkers zich comfortabel en veilig voelen om hun kennis te delen. Zorg ervoor dat iedereen de voordelen van kennis delen binnen de organisatie begrijpt en dat alle kennis omarmd wordt.

3. Leer hoe je constructieve feedback kunt geven

Medewerkers die hun kennis op het werk delen, krijgen vaak feedback van hun collega’s. Zorg ervoor dat iedereen op dezelfde golflengte zit en begrijpt hoe ze hun feedback constructief kunnen maken. Dit kan ervoor zorgen dat medewerkers zich evenwaardig en minder bedreigd voelen. Het is zelfs mogelijk om medewerkers hun inbreng te laten geven via bijvoorbeeld enquêtes, zodat iedereen anoniem feedback kan bieden.

Kennis delen is een geweldige manier om medewerkers toegang te geven tot waardevolle informatie, zonder al te veel tijd of geld te spenderen. Het is doeltreffend en efficiënt. Het is echter ook iets dat tijd en moeite vergt. Niet enkel de jouwe, die van iedereen.

Het vanaf nul opbouwen van een cultuur van kennis delen is een uitdaging. De beste manier waarop je kan beginnen is door een open en eenvoudige auteurstool voor e-learning te gebruiken, zoals de onze: Easygenerator.

Het toont medewerkers hoe gemakkelijk, leuk, boeiend en doeltreffend het is om kennis vast te leggen en te delen. Neem die eerste stap, ga van daaruit verder en je bent goed op weg.

Het is van enorme waarde om in je organisatie te beschikken over medewerkers die kennis met elkaar delen. Vooral als het hun eigen kennis is, die ze hebben vastgelegd en actief met hun collega’s hebben gedeeld.

Wanneer je Employee-generated Learning en kennis delen toepast, kunt je de expertise die je in huis hebt benutten. En het beste is dat het snel gaat en je niet veel geld kost.

Als je ernstig nadenkt over het toepassen van kennis delen, heeft je een manier nodig om het te beheren. Het is ook noodzakelijk om de juiste tool te gebruiken.

Een open en gebruiksvriendelijke auteurstool is het voordeligst: het laat medewerkers hun kennis gemakkelijk vastleggen en delen binnen je organisatie. Easygenerator is een geweldig voorbeeld van zo’n tool.