7 zakelijke voordelen van goed kennismanagement

In veel gevallen wordt het belang van goed kennismanagement (of kennisbeheer) vergeten. Kennis blijft een ongrijpbaar concept dat moeilijk in cijfers te vatten is, maar het blijft cruciaal voor het succes van je organisatie. Juist door het aanwezige menselijk kapitaal kan je organisatie zich onderscheiden van de rest.

In dit blog bespreken we de zeven belangrijkste voordelen van kennismanagement. Ook laten we zien hoe een kennisuitwisseling systeem voorziet in de kennisbeheer behoeften van hedendaagse organisaties.

Wat is kennismanagement?

Elke medewerker binnen een organisatie beschikt over waardevolle werkgerelateerde kennis. Kennismanagement stelt bedrijven in staat om die kennis effectief te verzamelen, organiseren en benutten. Deskundige werknemers met veel ervaring kunnen hierdoor hun kennis vastleggen en delen met andere werknemers, zodat iedereen binnen de organisatie daarvan kan profiteren.

Als mensen met elkaar samenwerken wordt er kennis gedeeld. Iedereen heeft wel eens iets geleerd van een collega die al langer bij hetzelfde bedrijf werkt of een expert is in zijn of haar vakgebied. Het verschil met kennismanagement is dat het voor een omgeving zorgt waarin kennis optimaal en effectief kan worden verzameld en verspreid. Daar zijn twee belangrijke ingrediënten voor nodig; een cultuur waarin het uitwisselen van kennis wordt aangemoedigd, en de juiste technologische hulpmiddelen.

Voordat we die onderwerpen verder toelichten, zetten we de zeven belangrijkste voordelen van effectief kennismanagement op een rij.

1. Je kosten worden lager

Iedereen weet dat zakelijke beslissingen uiteindelijk neerkomen op wat iets kost en wat het oplevert. Organisaties kunnen als het om kennisbeheer gaat veel geld besparen als ze werknemers kennis laten creëren en delen via kennisbeheersysteem. Met het juiste arsenaal aan tools kan de L&D-afdeling met minder middelen meer doen, en zijn ze minder afhankelijk van externe trainers.

2. Het levert betere leerresultaten op

Kennismanagement (vooral in de vorm van kennisuitwisseling), levert betere leerresultaten op. Dat zit zo: kennis is gebaseerd op de ervaring van collega’s. Deze waardevolle praktijkkennis wordt op een gebruiksvriendelijke manier aangeboden aan medewerkers. Deze hebben er toegang toe waar en wanneer ze maar willen. Op deze manier kunnen ze direct toepassen wat ze hebben geleerd, bijvoorbeeld als ze tijdens hun werk iets opzoeken. Zo krijgen ze de opgedane kennis sneller en beter onder de knie.

3. Medewerkers maken sneller beslissingen

Iedereen heeft behoefte aan betrouwbare kennis en informatie. Zo kun je de juiste beslissingen nemen om je werk goed uit te voeren. Dat is precies wat een goed georganiseerd en gebruiksvriendelijk kennismanagementsysteem doet. Medewerkers krijgen toegang tot een doorzoekbare, slimme kennisbank. Ze kunnen zo zelf de informatie zoeken die ze nodig hebben vanaf hun eigen werkplek, smartphone of tablet. Zo hoeven ze hun werk niet te onderbreken omdat ze een collega of leidinggevende om hulp moeten vragen. Zo is kennis altijd en overal beschikbaar.

4. Je voorkomt een kennisvlucht

Verlaat een senior medewerker of vakexpert jouw organisatie of afdeling? Door zijn of haar kennis vast te leggen in een kennismanagementsysteem, weet je zeker dat ook toekomstige medewerkers toegang hebben tot deze waardevolle informatie. Dit is vooral waardevol op afdelingen met een hoog personeelsverloop, zoals sales en klantenservice.

5. Medewerkers werken beter samen en delen meer kennis met elkaar

Het is een bekend gezegde: twee weten meer dan één. Organisaties kunnen met een platform om kennis uit te wisselen gebruikmaken van de enorme hoeveelheid kennis die in hun organisatie aanwezig is. En dat leidt tot een creatieve, open werkomgeving waarin men beter samenwerkt en elkaar helpt wanneer dat nodig is.

6. Het is schaalbaar

In tegenstelling tot traditionele klassikale training of persoonlijke begeleiding, bereik je met kennisuitwisseling enorme aantallen werknemers tegelijk. Zo krijgen werknemers over de hele wereld online toegang tot de kennis die ze nodig hebben – juist ook op mobiele apparaten zoals hun smartphone of tablet.

7. Het maakt je organisatie wendbaar

Kennismanagement op basis van kennisuitwisseling biedt flink wat concurrentievoordeel. Aangezien kennis afkomstig is van werknemers, is deze altijd praktijkgericht en gebaseerd op wat er in je sector gebeurt. Verandert er iets? Dan kan de kennis gemakkelijk worden bijgewerkt. En dat is niet mogelijk als je die kennis alleen in een klaslokaal overdraagt.

De juiste tools voor jouw kennismanagement

Voor succesvol kennismanagement heb je de juiste tools nodig, zoals auteurstools waarmee deskundige medewerkers zelf lesmateriaal en cursussen kunnen maken. Easygenerator biedt een gebruiksvriendelijke interface boordevol slimme functies. Het begeleidt deskundige medewerkers om de beste content te maken die ze direct online kunnen publiceren voor alle werknemers. Samen zorgen ze ervoor dat het lesmateriaal up-to-date blijft. Deze tools verlichten de werkdruk van de L&D-afdeling aanzienlijk, die hierdoor meer tijd heeft om zich te focussen op de strategie.

Het resultaat van goed kennismanagement en -uitwisseling is duidelijk: het levert een slimmer, hoger opgeleid personeelsbestand op dat beter haar werk kan doen. Dat is een voordeel dat voor elke moderne organisatie in de bedrijfswereld echte waarde toevoegt. Logisch dus dat grote organisaties zoals Unilever, T-Mobile en Kellogg’s al gebruikmaken van Easygenerator en werknemer-gegenereerd leren.