Wat is kennismanagement en hoe kun je het stapsgewijs toepassen in jouw organisatie?

Wat is kennismanagement?

Kennismanagement is het proces dat omvat hoe kennis binnen een organisatie wordt gecreëerd, gedeeld, gebruikt en beheerd. Door deze benadering toe te passen benut je de kennis en resources binnen een organisatie optimaal, zodat medewerkers de doelstellingen van hun team of organisatie kunnen behalen.

Waarom is kennismanagement belangrijk?

De best practices en resources zijn de grootste kracht van je organisatie. Deze geven de organisatie een concurrentievoordeel. De hoeveelheid data die organisaties op dagelijkse basis moeten verwerken, blijft met de dag geweldig groeien. Met de juiste kennismanagement software kan je beter door deze gegevens navigeren en ze gebruiken om het welzijn van je organisatie te verbeteren.

Eén van de grootste voordelen van succesvol kennismanagement is dat het de efficiëntie en productiviteit verbetert terwijl innovatief denken en samenwerking tussen medewerkers bevorderd wordt. Dit kan de prestaties van de medewerkers naar een hoger niveau brengen. Het minimaliseert ook de remmende impact van kennisverlies wanneer werknemers het bedrijf verlaten.

De 9 belangrijkste stappen van een proces voor kennismanagement

1. Onderzoek

De hoeveelheid data die organisaties dagelijks moeten verwerken groeit en groeit. Kennismanagement kan helpen om beter door deze data heen te navigeren en ze te gebruiken om het welzijn van je organisatie te verbeteren.

De eerste stap naar het tot stand brengen van een doeltreffend proces voor kennismanagement is het bepalen van de kennis die moet worden vastgelegd. Bepaal waar en hoe je data verliest binnen de organisatie. Probeer te begrijpen waar de meest onmisbare informatie ligt en waar je informatie kan verzamelen over de best practices van het bedrijf.

Je inspanningen tijdens deze stap zullen gevolgen teweegbrengen voor de overige stappen, dus is het essentieel dat je aan deze stap zoveel mogelijk tijd en aandacht voor detail besteed.

2. De organisatie voorbereiden op verandering

Het is onmogelijk om een proces voor kennismanagement succesvol toe te passen als de belanghebbenden en medewerkers niet mee zijn. Zorg ervoor dat ze bereid zijn om deel te nemen en in de voordelen voor de organisatie en de medewerkers geloven. Het is mogelijk dat je hiervoor enkele obstakels moet overwinnen. Probeer deze te overkomen door de voordelen van kennismanagement duidelijk te maken.

Rekruteer medewerkers die bereid zijn het goede voorbeeld te geven en goed hun collega’s kunnen aansporen tot kennisdeling. Geef hun een beloning wanneer ze dit doen, zodat iedereen in je organisatie kan zien dat het leuk en boeiend is om deel te nemen aan kennisuitwisseling. Sterker nog: dat ze er zelf ook van kunnen profiteren.

3. De doelstellingen van het kennismanagement bepalen

Het is belangrijk te weten waar en hoe je kennis verliest binnen je organisatie, en welke informatie of praktische kennis de medewerkers nodig hebben om hun taken goed uit te voeren. Denk aan wat de ideale situatie zou zijn voor jouw organisatie. Bepaal en noteer op basis daarvan de doelstellingen op zowel korte als lange termijn. Deze helpen je bij het aanpakken en oplossen van de uitdagingen van je organisatie.

Vooral via doelstellingen op korte termijn kan je controleren en bevestigen of het proces je leidt naar waar je uiteindelijk toe wil. Met doelstellingen op lange termijn kan je het algemene idee binnen je organisatie creëren en communiceren. Beide helpen je op weg naar de volgende stap: het uiteenzetten van een proces voor kennismanagement.

4. Je proces en strategie voor kennismanagement uiteenzetten

Jouw doelstellingen zijn niet de enige zaken die je helpen om de toepassing van kennisuitwisseling binnen je organisatie te verwezenlijken. Het is daarnaast ook belangrijk om je proces en strategie voor kennismanagement uiteen te zetten. Deze twee zaken helpen je de nodige verbeteringen te maken en brengen je op weg naar jouw einddoel.

Een solide proces en strategie voor kennismanagement zijn cruciale zaken om financiering te krijgen van aandeelhouders in uw bedrijf, en tevens om ervoor te zorgen dat alle betrokken aandeelhouders mee zijn en up-to-date worden gehouden. Het succes van kennisuitwisseling hangt ook van hun af. Relevante onderwerpen die een deel van je proces en strategie kunnen zijn, zijn identificatie, classificatie, vastleggen, creatie, bevestiging, delen, onderhoud en de opmeting van gedeelde kennis.

5. Relevante en zinvolle kennis vastleggen

Stel dat je Employee-generated Learning kiest als benadering voor je proces voor kennismanagement en voor een tool hebt gekozen die medewerkers gemakkelijk kunnen gebruiken. In dat geval kunnen ze meteen beginnen met het vastleggen en delen van hun kennis. De volgende stap is om te bepalen hoe je erin slaagt om de kennis die je nodig acht vast te leggen en te handhaven. Je systeem voor kennismanagement moet informatie op de meest bekwame manier groeperen en vastleggen, zodat je medewerkers ervan kunnen profiteren.

6. Kennisverspreiding bepalen

Terwijl het essentieel is om de nodige kennis te bepalen en over een systematische methode beschikken om dit te bereiken, kan een slecht gepland systeem voor de kennisverspreiding dit proces volledig zinloos maken. Denk na over wie het meeste baat heeft bij de kennis. Van daaruit kan je de beste en snelste manier bepalen om die groep individuen toegang te bieden.

7. Meet de prestaties van kennisuitwisseling

Er is maar één manier om te weten of je inspanningen iets opleveren: kwalitatieve en kwantitatieve resultaten van kennisuitwisseling. Deze bieden je gebalanceerde inzichten in wat werkt en wat niet. Voorbeelden van kwalitatieve en kwantitatieve gegevens zijn het aantal cursussen dat werd geproduceerd, het aantal cursussen dat werd voltooid, het aantal nieuwe gebruikers, hoe vaak cursussen worden gedeeld, NPS en de resultaten van enquêtes. Op basis van je verzamelde data, kan je de nodige stappen ondernemen om de naleving, prestaties, kwaliteit en waardeverschillen te verbeteren en zo het kennismanagement doeltreffender maken.

8. Kennis delen als doorlopend proces

Kennismanagement is een proces; het moet blijven doorgaan. Constante beoordeling, herziening en evaluatie is nodig om het optimale niveau te behouden. De kennis die je vastlegt kan ook de beleidslijnen en procedures die je voor je organisatie opstelt, informeren.

Bovendien zal het een cultuur aanmoedigen waarin medewerkers zich aangespoord voelen om het verschil te maken. Een goed kennismanagement voorbeeld zou hier zijn om tijd vrij te maken, of beter nog, vast te zetten als bedrijfsbeleid, om dit regelmatig in een werkweek te plannen.

9. De juiste tools voor kennismanagement kiezen

Geweldige software maakt kennismanagement eenvoudig. Kennismanagementtools, systemen en platforms zijn essentieel voor het effectief beheren en delen van kennis binnen een organisatie. Deze tools bieden een gestructureerde aanpak om kennis vast te leggen, te organiseren en toegankelijk te maken voor medewerkers. Het is cruciaal om de juiste te kiezen voor je bedrijf.

Grof gezien zijn er gesloten en open tools voor kennismanagement. Gesloten tools zijn geweldig om bestanden te creëren en te delen, maar als je wil dat medewerkers hun kennis vastleggen en delen, zijn ze niet ideaal. Open tools voor kennisuitwisseling zijn een geweldige oplossing omdat medewerkers zelf kennis kunnen vastleggen en delen, en tevens overal en altijd toegang hebben tot resources.

Een voorbeeld van een populaire kennismanagementtool is een intranetplatform, waarin documenten, handleidingen en andere belangrijke informatie centraal worden opgeslagen. Dit stelt medewerkers in staat om gemakkelijk informatie te vinden en te delen, wat de productiviteit en samenwerking bevordert.

Daarnaast kunnen kennismanagementtools ook samenwerkings- en communicatiefuncties bevatten, zoals chatrooms, forums en blogs, waarmee medewerkers ideeën en expertise kunnen uitwisselen. Bovendien kunnen sommige tools gebruikmaken van kunstmatige intelligentie en machine learning om relevante kennis aan te bevelen op basis van de behoeften en interesses van gebruikers. Kortom, kennismanagement tools bieden een georganiseerde en efficiënte manier om kennis te beheren en te delen.

Hier volgen nog enkele voorbeelden van populaire kennismanagementtools die organisaties kunnen gebruiken om kennis effectief te beheren en te delen:

1. Sharepoint: Sharepoint is een Microsoft-platform dat wordt gebruikt voor het delen en beheren van documenten, samenwerken aan projecten en het opzetten van intranetsites. Het biedt functies voor het organiseren van informatie, het creëren van kennisbanken en het faciliteren van samenwerking binnen teams.
2. Confluence: Confluence is een tool van Atlassian die teams helpt bij het samenwerken en kennis delen. Het biedt een centrale ruimte voor het creëren, organiseren en delen van documentatie, handleidingen en projectinformatie. Met Confluence kunnen teams ook samen aan documenten werken en real-time feedback geven.
3. Slack: Slack is een communicatieplatform dat teams in staat stelt om direct berichten uit te wisselen, bestanden te delen en samen te werken. Het kan ook dienen als een kennismanagement tool door het creëren van kanalen voor specifieke onderwerpen, waarin teams informatie kunnen delen en discussiëren.

Kennis delen met een auteurstool

Onze auteurstool maakt Employee-Generated Learning mogelijk, een gezamenlijke aanpak voor kennisuitwisseling. Het stelt medewerkers in staat om deel te nemen aan het delen van kennis. Afgezien hiervan is Employee-Generated Learning een krachtige aanpak gebleken omdat het snel uitbreidbaar is. Het haalt data uit de belangrijkste bron van gegevens: je medewerkers. De kwaliteit kan op een efficiënte manier worden gehandhaafd. Het benut échte kennis en expertise die binnen uw organisatie voorkomt, in plaats van het perspectief van externe leveranciers.