De top 5-barrières voor kennisdeling overwinnen

De voordelen spreken voor zich: als ervaren werknemers worden aangemoedigd om hun kennis met anderen te delen, leidt dat tot betere leerresultaten met lagere kosten vergeleken met conventionele trainingsmethoden.

Een vorm van kennisdeling, die bekend staat als Employee-Generated Learning (EGL), is vooral nuttig. Hierbij maken medewerkers gebruik van eenvoudige hulpmiddelen om hun eigen educatieve content te creëren en delen.

Nieuwere medewerkers hebben hierdoor toegang tot zeer effectief en relevant trainingsmateriaal dat gebaseerd is op de praktijkervaring van hun meer ervaren collega’s. Deze ervaren collega’s zijn ook meer betrokken bij hun werk omdat EGL hen de erkenning en impact geeft die ze verdienen binnen de organisatie. En, niet onbelangrijk, EGL is een veel goedkopere methode dan conventionele klassikale training. Deze methode is ook veel gemakkelijker te onderhouden en op te schalen.

Bij het opzetten van EGL of een soortgelijke methode voor kennismanagement kunnen bedrijven tegen een of meer van de vijf hindernissen aanlopen die we hieronder bespreken. Gelukkig kan het delen van kennis zelf deze obstakels wegnemen. Met een beetje begeleiding en slimme besluitvorming kun je een effectieve strategie voor kennisdeling in je organisatie opzetten. Lees verder over de top vijf van obstakels die je tegen kunt komen en hoe je die kunt overwinnen:

Barrière #1: Tijdgebrek

Vanwege het snelle dagelijkse werktempo van tegenwoordig kan het moeilijk zijn wat te veranderen in een organisatie. Dat geldt ook voor het delen van kennis. Veel Learning & Development-managers ontdekken al snel dat medewerkers terughoudend zijn om hun kostbare tijd te besteden aan het delen van kennis. Het is echter belangrijk dat L&D-managers aan het management duidelijk maken wat de grote voordelen van kennisdelen zijn, waaronder kosteneffectiviteit, snelle schaalbaarheid en sterkere relaties tussen de medewerkers.

Leg deze voordelen goed uit om het management over de streep te trekken. Kennisdeling kan dan op natuurlijke manier onderdeel gaan uitmaken van de bedrijfscultuur: het wordt een vast onderdeel van functiebeschrijvingen en takenpakketten van managers en medewerkers.

Probeer bijvoorbeeld een wekelijks tijd in te plannen waarop medewerkers en/of managers elkaar ontmoeten voor een kennisdelingssessie. Of geef ervaren medewerkers de tijd om content voor een cursus te creëren en te delen als onderdeel van de Employee-generated Learning-strategie. Als kennisdeling een vast onderdeel van de doelstellingen van je bedrijf is dan geven medewerkers er prioriteit aan en maken er dus tijd voor vrij.

Barrière #2: Weerstand tegen verandering

Naast tijdsdruk zal je waarschijnlijk merken dat sommige, misschien zelfs de meeste medewerkers terughoudend zijn om dingen te veranderen. We houden allemaal vast aan onze dagelijkse routines, dus als we gevraagd worden om dingen anders te doen, kunnen we dat als lastig of zelfs bedreigend ervaren.

Het is hierbij nogmaals heel belangrijk om de voordelen van kennisdeling te benadrukken. Dit kan je doen door je doelen voor kennisdeling heel selectief te kiezen, vooral in het begin. Kijk naar onderwerpen die het meeste nuttig voor je medewerkers is. Misschien een technisch onderwerp of een kwestie die over de naleving van normen gaat. Zoek uit wie de toonaangevende experts binnen je organisatie zijn en help hen hun kennis te delen door bijvoorbeeld een online cursus te maken. Door in het begin slim de onderwerpen te kiezen, zul je merken dat de kennisdeling al snel een succes wordt en kun je je medewerkers overtuigen van het nut.

Barrière #3: Gebrek aan medewerking

Vaak zullen ervaren medewerkers (experts op een bepaald gebied, ook wel “subject matter experts” of SME’s) terughoudend zijn om hun kennis vrijwillig te delen. Misschien weten ze niet hoe deskundig ze eigenlijk zijn en zien ze zichzelf niet als experts op hun vakgebied. Soms hebben ze het gevoel dat ze het te druk hebben met hun dagelijkse werk om bij te dragen aan een gezamenlijke bron van kennis.

Een goede manier om de deelname te stimuleren is door in de interne communicatie SME’s in de schijnwerpers te zetten als ze hun kennis gedeeld hebben. Stimuleer kennisdeling door de experts de erkenning te geven die ze verdienen. Zorg ervoor dat ze duidelijk worden genoemd als auteurs in alle informatie die ze leveren. Zo krijgen ze de impact die ze wensen en het motiveert hen om in de toekomst weer bij te dragen.

Barrière #4: Onnodig gecompliceerde software

Vroeger was het delen van kennis een heel gedoe omdat medewerkers complexe e-learning-programma’s moesten gebruiken. Deze onhandige, dure technologieën weerhielden het management er ook van om een kennisdelingsstrategie te omarmen.

Gelukkig is dat voorbij. Eenvoudig te begrijpen software zoals Easygenerator heeft het delen van kennis makkelijker, toegankelijker en voordeliger dan ooit gemaakt. Kies een programma om online cursussen te maken die de medewerkers heel makkelijk kunnen begrijpen. Zo verloopt kennisdeling soepel en stressvrij.

Barrière #5: Vrees voor baanzekerheid

Ten slotte maken sommige medewerkers zich zorgen dat het delen van hun kennis een negatieve invloed heeft op hun carrière of baanzekerheid. Ze willen hun kennis “afschermen” om beter te kunnen presteren dan hun minder goed geïnformeerde collega’s. Dit is een natuurlijke reactie op de huidige zeer competitieve arbeidsmarkt.

Om ervoor te zorgen dat medewerkers zich hier geen zorgen over maken en toch kennis gaan delen, is het belangrijk dat ze hiervoor echt erkenning krijgen. Ze zullen zich gemotiveerd voelen als ze te horen krijgen dat ze hun werk goed doen. Noem hun namen in de interne communicatie, voeg hun portretfoto’s toe en benadruk het goede werk dat ze gedaan hebben. Op die manier zullen ze zich gewaardeerd voelen.