Een online compliancetraining maken in negen praktische stappen

Soms kan het onduidelijk zijn hoe compliance relevant is voor ons dagelijkse werk. Een andere keer is juist het tegenovergestelde het geval en is compliance een open deur. In alle gevallen is het lastig om de juiste manier te ontdekken waarop je het onderwerp interessant houdt voor cursisten.

Gelukkig kunnen trainers terugvallen op best practices waarmee zij boeiende en zeer doeltreffende e-learningcontent voor online compliancetraining kunnen maken. In dit artikel staan we stil bij negen praktische stappen om een trainingsprogramma voor compliance op te zetten die de aandacht weet vast te houden. Volg deze negen tips en je tovert dit als lastig te boek staande onderwerp om in een prettige, interactieve leerervaring. We beginnen bij de eerste stap:

Stap 1: leerdoelen gebruiken

Een van de redenen waarom compliance zo’n netelig onderwerp is, is dat veel cursisten niet helemaal begrijpen wat het doel ervan is. Dit is de grootste horde die je moet nemen voor een doeltreffende cursus.

Je kunt het beste beginnen door duidelijke leerdoelen te formuleren. Leerdoelen zijn eenvoudige uitspraken zonder poespas aan het begin van de cursus die volstrekt duidelijk maken wat de bedoeling van de cursus is. Hierdoor weten de cursisten wat ze van de cursus opsteken en hoe ze hun voordeel met deze kennis kunnen doen.

Specifieke doelstellingen bepalen:

Met name bij abstracte onderwerpen zoals compliance is het essentieel om de doelstellingen zeer specifiek te maken.

Stel je voor dat je een training aan klantenservicemedewerkers gaat geven over gegevensbeschermingsregelgeving. Probeer heel specifiek te formuleren wat de doelstelling van deze training moet zijn. Blijf weg van al te algemene doelstellingen. Bijvoorbeeld:

Zeg niet: ‘Deze cursus bereidt je voor om gegevensbeschermingsregelgeving na te leven.’

Maar zeg: ‘Nadat je deze cursus hebt voltooid, weet je hoe je gevoelige klantgegevens in ons CSM-programma verwerkt en opslaat.’

SMART-doelen

Een ander nuttig model voor het opstellen van duidelijk doelen is SMART. Zorg er altijd voor dat doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden zijn.

Easygenerator heeft ook een handige tool ontwikkeld om doeltreffende leerdoelen (in het Engels) te maken. Je kunt de tool hier uitproberen: Learning Objective Maker (Leerdoelenmaker).

Stap 2: maak content in de juiste volgorde

Het is bij het ontwikkelen van een trainingsprogramma over compliance verleidelijk om eerst alle content uit te schrijven en naderhand testvragen te bedenken. Het probleem van deze aanpak is dat je ‘PowerPoint-achtige’ cursussen krijgt die de cursist overrompelt met informatie. De cursisten voelen zich al snel overweldigd en haken af.

De juist volgorde voor contentcreatie:

Als je aantrekkelijke e-learningcontent wilt maken, is het veel slimmer om je doelstellingen voor ogen te houden. Welke vragen wil je dat cursisten na het afronden van de cursus kunnen beantwoorden? Zodra je deze vragen weet, schrijf je de content waarmee cursisten de kennis opdoen die ze nodig hebben om die vragen te beantwoorden.

We komen terug bij ons eerder voorbeeld van compliancetraining over gegevensbescherming. Hieronder staan een paar mogelijke vragen die je met de cursus wilt beantwoorden:

• Tot welke persoonsgegevens moet ik toegang hebben?
• Wat moet ik doen als ik gevoelige klantgegevens ontvang?
• Hoe sla ik klantgegevens correct op in onze CSM-software?

Door vanuit deze eenvoudige vragen te vertrekken, krijg je een beter beeld van wat er echt toe doet. Hiermee voorkom je bovendien dat je cursisten overstelpt met minder relevante informatie. Houd de info altijd specifiek en relevant voor de cursisten.

Stap 3: splits de content in kleine, te herhalen stukjes

Herhaling is een bewezen methode om je nieuwe informatie eigen te maken. Wanneer je een training over een abstract onderwerp zoals compliance verzorgt, kan herhaling een bijzonder behulpzaam hulpmiddel zijn. Het is ook belangrijk niet te veel informatie in één trainingssessie of cursus te proppen. Als je een brede waaier van aan compliance gerelateerde onderwerpen moet bestrijken, overweeg deze dan over meerdere cursussen te verdelen. Op deze manier worden je cursisten niet overladen.

Kort en goed

Sommige mensen denken misschien dat herhaling saai is. De sleutel tot het herhalen van informatie zonder de cursist te vervelen, is een vloeiend tempo aanhouden. Dit houdt in dat je de content in korte, begrijpelijke zinnen schrijft. Idealiter zijn je zinnen nooit langer dan twintig woorden. De volledige cursus moet niet langer dan duizend woorden zijn. Blijf binnen deze grenzen om ervoor te zorgen dat je de cursisten bij de les houdt.

Herhaling betekent niet dat je exact dezelfde bewoordingen keer op keer herhaalt. We bedoelen hiermee dat je waar mogelijk terugkomt bij de belangrijkste doelen van de cursus, zodat de belangrijkste te leren lessen bij de cursisten blijft hangen. Hiervoor moet je de leerdoelen (uit stap 1) duidelijk voor ogen houden terwijl je de content schrijft. Zoek altijd naar manieren om deze leerdoelen zo vaak mogelijk te benadrukken.

Stap 4: Benut microlearning

Als je eenmaal doorhebt hoe je het trainingsprogramma over compliance kunt inkorten, is het een goed idee om ‘microlearning‘ te overwegen. Dit is een ontwerpstijl voor e-learning waarbij je kleine brokjes kennis gebruikt voor maximale betrokkenheid. Het is veel waarschijnlijker dat je cursisten geboeid houdt als je content in zeer kleine en hapklare stukjes presenteert.

Houd als vuistregel een cursusduur van vijf tot vijftien minuten aan. Als het leerdoel niet binnen dertig minuten te behalen is, deel het dan op in meerdere leerdoelen of gebruik een leertraject. (Een leertraject is een reeks cursussen over compliance-onderwerpen.)

Gebruik korte alinea’s en zinnen en kom meteen ter zake. Probeer indien mogelijk korte uitlegvideo’s of toegankelijke illustraties toe te voegen om de compliance-informatie nog bondiger te maken. Met visuele elementen zoals video’s en illustraties kun je compliance-onderwerpen vaak beter uitleggen dan met lange lappen tekst.

Stap 5: houd je aan deze best practices voor het schrijven van content

Niet iedereen is van nature een schrijftalent, maar met voldoende oefening kan iedereen zijn schrijfvaardigheid verbeteren. Een goede schrijfstijl is vooral belangrijk bij ingewikkelde en abstracte onderwerpen zoals compliance. Een goedgeschreven tekst helpt de lezers de compliancekwesties sneller te begrijpen.

We geven hier zeven hoofdpunten om te onthouden tijdens het schrijven van e-learningcontent voor online compliancetraining:

1. Ken je publiek. Bespreek aan compliance gerelateerde onderwerpen op een manier die voor de cursisten van belang is.
2. Stel een duidelijk doel. Houd de leerdoelen in het achterhoofd.
3. Begin met de hoofdzaak. Zet de belangrijkste informatie bovenaan, daarna belangrijke details en bijzaken als laatste.
4. Schrijf korte, eenvoudige zinnen. Probeer zinnen van meer dan twintig woorden te vermijden.
5. Schrijf actieve zinnen. Vermijd passieve zinsconstructies.
6. Gebruik afbeeldingen en video’s als dat kan. Hiermee kun je ingewikkelde informatie effectiever overbrengen.
7. Laat je cursus altijd controleren voordat je deze publiceert. Idealiter vraag je iemand van het management of het juridische team om de e-learningcontent over compliance op nauwkeurigheid te controleren.

Stap 6: waarom creëren als je kunt samenstellen?

Het internet staat vol met uitstekende bronnen over aan compliance gerelateerde onderwerpen, van blogs en nieuwssites tot online vaktijdschriften. In veel gevallen is het mogelijk van deze waardevolle bronnen gebruik te maken. Je bespaart jezelf dan het zware werk van nieuwe content creëren. We spreken in dit verband van ‘content samenstellen’. In dit geval betekent dit de cursisten doorverwijzen naar online bronnen waar ze gemakkelijk de benodigde informatie vinden.

Content voor online compliancetraining samenstellen

Content samenstellen is meer dan gewoon een lijstje met links opstellen waarop je cursisten moeten klikken om externe informatie te lezen. Als samensteller moet je cursisten een korte inleiding geven bij iedere aanbevolen bron. Vermeld specifiek welke nuttige content de cursisten kunnen verwachten op een website, blogpost of in een online artikel waarnaar je verwijst.

Lees daarom alle externe content waarnaar je verwijst zorgvuldig door voordat je iets aan je cursisten aanbeveelt. Op deze manier weet je zeker dat de informatie accuraat is. Als je fouten in de informatie ontdekt, moet je die vermelden in de inleiding voor de cursisten of zoeken naar een nauwkeurigere bron.

Plaats de samengestelde bronnen in context. Hiermee bedoelen we dat je in de inleiding aan de cursisten duidelijk maakt waarom deze bron voor hen nuttig is.

Stap 7: bouw een feedbackcultuur op

Feedback is een krachtig instrument in de gereedschapskist voor e-learning, met name als je minder populaire onderwerpen behandelt, zoals compliance. Uiteraard willen cursisten weten waar ze in de fout gaan en ontdekken hoe ze hun compliancekennis kunnen verbeteren. Maak hier dankbaar gebruik van door testvragen aan je e-learningcursus over compliance toe te voegen, want dit is een mooie kans om feedback te geven.

Zorg er altijd voor dat je cursisten begrijpen waarom de content relevant is. Geef uit het leven gegrepen voorbeelden waaruit blijkt hoe belangrijk compliance is, niet slechts op een abstract niveau, maar in de dagelijkse praktijk. Geef iedere keer uitgebreide feedback bij vragen die ze onjuist beantwoorden.

Stap 8: verbeter de content van de online compliancetraining met NPS

Testscores zijn de gangbare norm om de effectiviteit van een trainingsprogramma over compliance te meten. Maar deze scores vertellen niet het hele verhaal. De betrokkenheid van cursisten is een betere maatstaf om te bepalen of je compliancecursus van toegevoegde waard is. Betrokkenheid is extra belangrijk voor een compliancetraining, omdat veel cursisten zulke trainingen veel te abstract en zelfs een tikkeltje saai vinden.

Als je een beeld wilt krijgen of je trainingscontent over compliance weet te boeien, kun je de net promoter score (NPS) uitproberen. Bij deze bewezen methode vraag je gewoon aan het einde van de cursus of trainingsmodule of de cursisten deze zouden aanbevelen aan hun collega’s.

Als de cursisten ‘ja’ antwoorden, is dit een goede indicatie dat ze de cursus nuttig en relevant vonden. Als het antwoord ‘nee’ is, weet je dat de content nog voor verbetering vatbaar is. NPS is een standaard inbegrepen functie wanneer je met Easygenerator een trainingsprogramma over compliance maakt, waardoor het kinderspel is om deze belangrijke gebruikersfeedback te verzamelen.

Stap 9: deel kennis en ervaring

In veel gevallen zijn de meest ervaren medewerkers in je organisatie de beste informatiebronnen voor het maken van e-learning over compliance. Ze kennen de onderneming het beste van iedereen en ze kennen de onderwerpen rond compliance ook als hun broekzak dankzij hun jarenlange praktijkervaring.

Vraag beslist of managementleden van de organisatie of leden van het juridische team willen bijdragen aan het trainingsprogramma over compliance. Bouw een cultuur van kennisdeling op binnen de organisatie. Hiermee schep je een omgeving waarin cursisten bruikbare inzichten in compliance krijgen van de mensen die echt weten waar ze het over hebben.

Met kennisdeling krijgen ervaren medewerkers de gelegenheid om hun compliance-expertise te tonen. Vaak zien ze dit al als voldoende beloning om hun tijd en knowhow met plezier in te zetten. Of je deze deskundigen nou vraagt om jouw content over compliance na te lezen of om hun eigen content te schrijven, de volledige organisatie profiteert in ieder geval van deze waardevolle kennis uit eerste hand. In het beste geval gebruik je een gemakkelijke auteurstool zoals Easygenerator, zodat werknemers de content voor de online compliancetraining snel kunnen maken, delen en bijwerken.

Tot slot

We hopen dat je dit artikel met plezier hebt gelezen en dat je een paar handige trucs hebt geleerd om het trainingsprogramma over compliance van jouw organisatie op te zetten en te verbeteren. Als je deze negen krachtige stappen in de praktijk brengt, weet je zeker dat je online compliancetraining aantrekkelijker en doeltreffender dan ooit gaat zijn.