Lexique
Apprentissage généré par les employés (Employee-generated Learning ou EGL) : méthodologie d’apprentissage et de développement qui délègue la création de contenus d’apprentissage aux employés.
Sections
Introduction
L’e-learning a le pouvoir de transformer votre activité : la création de formations en ligne est rapide et économique, et les contenus sont très engageants pour vos apprenants.
C’est l’outil idéal pour aider votre entreprise à rester compétitive.
Si vous vous demandez par où commencer, la tâche peut paraître colossale. Nous le savons bien… Nous sommes passés par là !
Plusieurs possibilités s’offrent à vous si vous décidez de suivre cette voie. Par exemple, vous pouvez confier la création à un concepteur pédagogique externe ou acheter du contenu prêt à l’emploi.
Mais peut-être souhaitez-vous créer vos propres formations, ou permettre à vos collaborateurs de créer eux-mêmes leurs modules e-learning : si c’est le cas, ce guide est fait pour vous ! Vous y trouverez nos astuces et bonnes pratiques (résultat de plusieurs décennies d’expérience) pour créer des formations en ligne efficaces et attrayantes.
À qui confier la création e-learning ?
Votre équipe responsable de la formation doit-elle créer toutes vos formations, ou pouvez-vous tirer parti de l’apprentissage généré par les employés ?
On pense souvent qu’il est préférable de déléguer la création de contenus d’apprentissage aux concepteurs pédagogiques. C’était peut-être vrai aux débuts de l’e-learning, lorsque la création de formations était technique et complexe.
Mais les outils auteurs modernes sont aujourd’hui accessibles à tous, même aux employés qui n’ont jamais appris comment créer une formation en ligne : c’est ce que l’on appelle l’apprentissage généré par les employés.
C’est un moyen idéal de développer des formations : il permet de conserver et de transmettre le savoir-faire et les connaissances qui existent déjà dans votre entreprise. Le contenu est concret et pertinent, puisqu’il est créé directement par des personnes qui connaissent votre entreprise.
Vos responsables de formation gardent un rôle de conseil et de soutien pour aider vos collaborateurs à créer un contenu pertinent, captivant et efficace.
Pourquoi opter pour l’apprentissage généré par les employés ?
L’apprentissage généré par les employés (EGL) présente de nombreux avantages :
- Plus rapide et efficace : Plutôt que de dépendre d’un petit nombre de spécialistes, vous pouvez faire appel à vos employés les plus expérimentés pour créer et partager du contenu d’apprentissage.
- Économique : Vous n’avez pas besoin de payer de formateurs, de développeurs ou de créateurs de contenus externes pour créer vos formations.
- Agile : Ce sont les employés qui créent les formations à partir de leur expérience de terrain.
- Rapidement évolutif : Les formations sont conçues par une grande équipe de créateurs de contenus : vos employés.
- Contenus de meilleure qualité : vos employés sont formés sur les sujets qui sont réellement pertinents pour eux, car les contenus sont issus des connaissances et de l’expertise spécifiques à votre entreprise. Vos responsables de formation s’assurent de la qualité de l’e-learning et aident vos collaborateurs à créer des formations encore plus efficaces.
- Favorise l’implication des employés et des apprenants : les créateurs de contenus sont valorisés en tant qu’experts. Pour les apprenants, le contenu est plus pertinent et clairement lié à leurs missions au quotidien.
- Conserve les principales connaissances des employés : elles resteront accessibles aux futures générations d’employés, même après le départ des employés expérimentés.
Pour en savoir plus, consultez notre guide complet sur l’apprentissage généré par les employés.
Avant de commencer à créer vos formations
Identifiez vos besoins
La formation doit fournir à vos employés les compétences et les connaissances indispensables augmenter leur efficacité au travail. C’est donc une bonne idée d’échanger avec vos collaborateurs afin de connaître plus précisément les domaines où une formation pourrait être utile.
Les réponses sont parfois évidentes. Par exemple, la formation de l’équipe commerciale et du support technique est souvent cruciale dans une entreprise qui lance ou actualise régulièrement ses produits.
Votre objectif est un autre élément essentiel pour déterminer à qui confier la création des modules de formation en ligne. Par exemple, si vous devez régulièrement créer et mettre à jour des formations sur les produits, l’apprentissage généré par les employés pourrait être plus adapté.
Comment créer une formation en ligne : choisir le bon outil
Si vous vous lancez tout juste dans l’e-learning, vous devez choisir un logiciel pour élaborer et publier vos formations en ligne.
Pour faire le choix le plus adapté à vos apprenants et à leurs besoins, posez-vous les questions suivantes :
- Comment accéderont-ils à vos formations ?
- Avez-vous besoin d’une optimisation mobile ?
- De quelles fonctionnalités d’accès avez-vous besoin ?
- Devrez-vous régulièrement mettre à jour vos contenus ?
La plupart des entreprises associent un système de gestion de l’apprentissage (Learning Management System ou LMS) et un outil auteur. Cela vous permet de tirer parti des fonctionnalités de création et de publication spécialisées des deux outils.
Mais si votre budget est serré et vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités d’un LMS, vous pouvez opter pour un LMS-Lite.
Consultez notre article sur les outils de création e-learning pour Mac.
Lexique
Learning Management System. Souvent désigné sous le nom de « LMS », ce logiciel est utilisé pour publier du contenu e-learning, suivre et évaluer les résultats, et gérer vos contenus de formation. Outil auteur e-learning. Tout est dans le nom. Ces outils permettent, à vous et vos collaborateurs, de créer vos propres contenus en ligne. LMS-Lite. Il s’agit d’un outil de création e-learning qui inclut certaines des fonctionnalités d’un LMS, telles que la publication et le suivi des résultats.
Comment créer une formation en ligne
Passons à présent à la pratique : comment créer une formation en ligne efficace ? Nous allons vous guider à travers chaque étape, en nous fondant sur les bonnes pratiques et notre expérience dans ce domaine.
Définissez vos objectifs d’apprentissage
Avant de vous lancer, définissez clairement le but de cette formation : pourquoi un apprenant devrait-il la suivre, et que va-t-il en retirer ?
Cette question permet d’éviter tout malentendu. Les objectifs d’apprentissage sont spécifiques et clairs pour l’apprenant dès le début de la formation.
Easygenerator propose une fonctionnalité de création d’objectifs d’apprentissage dans son logiciel de création e-learning. Cette fonctionnalité pratique, Learning Objective Maker, aide les auteurs de formations à définir des objectifs d’apprentissage spécifiques, de façon à pouvoir créer des modules clairement structurés.
Créez vos évaluations avant de rédiger votre contenu
Les évaluations permettent de démontrer que les apprenants ont atteint un objectif. Pourquoi créer l’évaluation avant le contenu ? Pour mieux cibler les informations qui aideront les apprenants à répondre aux questions de l’évaluation, et ainsi à atteindre les objectifs définis.
Les évaluations (tests, autres exercices…) vous permettent de mesurer l’assimilation des informations par l’apprenant.
Une chose importante à garder à l’esprit : si les résultats reflètent les capacités de l’apprenant, ils peuvent aussi refléter la qualité de la formation. Lorsque les informations clés des modules ne sont pas correctement expliquées, par exemple, les apprenants n’obtiendront pas un bon score à l’évaluation (sans surprise).
Utilisez différents types d’évaluation au sein de vos cours. En effet, la variété suscite l’intérêt des apprenants et favorise l’acquisition des connaissances. Évidemment, certains types d’évaluation sont plus adaptés que d’autres en fonction du contenu de la formation. Faites des choix stratégiques !
N’oubliez pas d’intégrer un feed-back instantané, qui félicite les apprenants lorsqu’ils répondent bien et qui les encourage à trouver les bonnes réponses lorsqu’ils sont en difficulté.
Comment créer une formation en ligne bien structurée
La création d’une formation en ligne ne se limite pas au téléchargement d’une présentation PowerPoint (ce n’est d’ailleurs pas l’idéal). Mais si vous souhaitez utiliser vos présentations existantes, voici comment créer une formation en ligne en convertissant votre PowerPoint en quelques clics avec Easygenerator.
Découvrez ces astuces pour concevoir, structurer et rédiger votre contenu d’apprentissage :
- Suivez les bonnes pratiques de rédaction: les phrases doivent être courtes (pas plus de 20 mots), tout comme les paragraphes. Soyez aussi concret que possible.
- Les vidéos ne doivent pas dépasser 6 minutes: l’apprenant risque de se perdre sa concentration au-delà de cette durée.
- Il faut pouvoir répondre rapidement aux questions: votre apprenant ne doit pas passer plus de 30 à 45 secondes sur une question.
- Plus c’est court, plus c’est efficace: présentez les informations en modules brefs (ce que l’on appelle le « microlearning ») pour les rendre plus faciles à assimiler. Un cours ne devrait pas dépasser 1 000 mots.
- Variez les structures: les apprenants mémorisent plus facilement les informations présentées de manière variée. Cette approche contribue à combattre la « courbe de l’oubli » (avec Easygenerator, vous pouvez choisir parmi de nombreux modèles et types d’évaluation afin de rendre votre cours plus varié et engageant).
- Deux illustrations par page: limitez les images et les éléments visuels que vous utilisez à ce qui est pertinent dans le contexte.
Vous l’aurez remarqué, nos conseils insistent sur la longueur du contenu. Il y a une bonne raison à cela : l’apprentissage par intervalles courts, répétitifs et faciles à comprendre est plus efficace que l’étude de longs textes ou le visionnage de longues présentations.
Si vous avez des difficultés à maintenir votre contenu d’apprentissage dans ces limites, envisagez plutôt de le diviser en plusieurs cours. Pour renforcer l’implication de vos apprenants, pensez aussi à la gamification !
Demandez des retours de vos collègues
Deux têtes valent mieux qu’une, c’est bien connu ! Et surtout, ce dicton est tout particulièrement pertinent lors de la création d’une formation en ligne.
Si vous avez opté pour l’apprentissage généré par les employés, demandez à plusieurs de vos collaborateurs experts de travailler ensemble sur la conception d’une formation ou de se relire entre eux. Vous aurez ainsi la garantie qu’aucune information importante n’a été oubliée.
Easygenerator permet aux créateurs de partager leur formation avec d’autres personnes (même celles qui ne disposent pas d’un compte Easygenerator). Ils peuvent ainsi collaborer, recueillir des retours constructifs et des pistes d’amélioration.
La révision par les pairs est aussi un excellent moyen de garantir que le contenu de la formation reste pertinent et à jour.
Partagez votre formation en ligne
Selon les outils que vous utilisez, le processus type consiste à créer votre formation à l’aide d’un outil auteur et de la télécharger sous la forme d’un package SCORM. Ce dernier peut être chargé dans votre système de gestion de l’apprentissage (LMS).
Vos employés peuvent accéder à votre formation à partir du LMS. Ce dernier vous permet de suivre leurs résultats et de délivrer des certificats (entre autres, en fonction de votre LMS).
Une fois votre formation publiée, il n’est pas question de l’oublier. Vous devez l’entretenir et la mettre à jour, ce qui nous amène à la section suivante.
Actualisez vos formations
Demandez régulièrement des retours pour améliorer vos formations
Une fois la formation publiée, il est capital de recueillir le retour des apprenants afin de pouvoir évaluer l’efficacité du contenu. Ce feed-back permet aux créateur d’obtenir de précieuses informations afin d’ajuster la formation et de s’assurer qu’elle est parfaitement adaptée aux besoins des apprenants.
Un moyen simple mais efficace de mesurer le succès d’une formation est une enquête basique : le taux de recommandation net (Net Promoter Score ou NPS).
À la fin d’une formation, l’outil pose une seule question simple à vos apprenants : « Sur une échelle de 1 à 10, quelle est la probabilité que vous recommandiez cette formation à vos pairs ? »
En fonction de la note donnée, les apprenants sont classés en trois catégories :
- Promoteurs (score de 9 à 10) : ces apprenants ont trouvé la formation très utile et la recommanderont volontiers à leurs pairs.
- Passifs (score de 7 à 8) : ceux qui l’ont trouvée satisfaisante, mais qui restent généralement neutres. Ils n’inciteront ni ne dissuaderont les autres de la suivre.
- Détracteurs (score de 0 à 6) : ceux qui ont trouvé que la formation n’était pas utile et qui pourraient même dissuader les autres de la suivre.
Pour calculer le NPS de votre formation, soustrayez le pourcentage de détracteurs au pourcentage de promoteurs.
Le NPS vous donne une idée précise de l’utilité d’une formation. Si une formation obtient un NPS faible, des modifications sont nécessaires. Une fois ces dernières apportées, vous pouvez continuer à calculer le NPS pour voir si les modifications ont eu l’effet escompté.
Actualisez votre formation en ligne
Le processus de création ne prend pas fin à la publication. En fait, c’est un peu comme si vous repartiez de zéro : vous devez identifier les nouveaux besoins d’apprentissage et sans cesse mettre à jour le contenu en fonction des thèmes à aborder.
L’un des principaux avantages d’une approche d’apprentissage généré par les employés, c’est que vous pouvez mettre à jour le contenu de vos formations à tout moment et en un clin d’œil, pour qu’il réponde en permanence aux besoins réels de votre entreprise.
Assurez-vous que les mises à jour s’appuient toujours sur les informations les plus récentes et les plus pertinentes. Si nécessaire, repassez par une révision par des pairs avant de réaliser une mise à jour. Continuez également à recueillir le retour des apprenants pour toujours adapter le contenu et donc offrir une formation de qualité.
Comment créer une formation en ligne avec Easygenerator
Easygenerator utilise un processus de création simple en 5 étapes :
Étape 1 : Création. Utilisez notre interface de création intuitive pour ajouter du texte, des images, des vidéos, des fichiers audio et des types d’évaluation en toute simplicité ! Il vous suffit de glisser-déposer ces éléments à partir du menu situé à gauche de l’écran.
Vous pouvez diviser votre formation en plusieurs modules. La fonctionnalité intégrée Learning Objective Maker vous permet de définir l’objectif de la formation, pour que le contenu soit toujours pertinent.
Étape 2 : Conception. Vous pouvez ensuite ajouter des thèmes personnalisés, comme la charte graphique de votre entreprise.
Étape 3 : Configuration. C’est là que vous pouvez configurer divers paramètres, tels que le suivi des résultats des apprenants, la langue, les exportations PDF, etc.
Étape 4 : Publication. Vous pouvez maintenant rendre votre formation accessible à vos apprenants. Vous avez l’embarras du choix :
- Utilisez le Cloud d’Easygenerator : cette méthode génère un lien privé que vous pouvez partager avec les apprenants
- Intégrez la formation à votre propre site Web
- Publiez-la sur vos propres systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS)
- Publiez-la sur un domaine personnalisé
Étape 5 : Résultats. Vous pouvez suivre les résultats des apprenants à l’aide des fonctionnalités de création de rapports intégrées. Elles vous permettent de délivrer automatiquement des certifications pour les apprenants, mais aussi de suivre leur progression et d’améliorer le contenu de la formation lorsque c’est nécessaire.
Découvrez une comparaison complète des 4 principaux outils de création e-learning !
Vous savez maintenant comment créer une formation en ligne
Vous avez toutes les clés en main pour vous lancer dans l’e-learning ! Commencez par mettre en pratique quelques conseils mentionnés dans cet article.
Nous l’avons vu, la formation en ligne compte de nombreux avantages : évolutive et efficace, elle permet de faire des économies toute en gagnant en productivité.
Une stratégie de formation en ligne est un réel investissement dans l’avenir de votre entreprise, surtout si vous optez pour l’apprentissage généré par les employés : vous pourrez répondre aux besoins d’apprentissage de vos collaborateurs tout en créant une solide base de connaissances pour conserver les savoir-faire dans votre entreprise.
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À propos de l’auteur
Kasper Spiro est le cofondateur et Chief Learning Strategist d’Easygenerator, et un leader d’opinion reconnu dans le monde de l’e-learning. Avec plus de 30 ans d’expérience, c’est un conférencier majeur très demandé et blogueur de renom au sein de la communauté de l’apprentissage en ligne.
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