Cinq fonctionnalités incontournables dans les outils de formation en entreprise

De nos jours, l’environnement professionnel évolue rapidement. Pour rester compétitives, les entreprises doivent aider leurs employés à développer leurs compétences, et ce de manière efficace. La formation traditionnelle en personne ne suffit plus. Les organisations se tournent vers des outils de formation d’entreprise qui permettent un apprentissage flexible et évolutif. 

Mais tous ces outils ne se valent pas. La base, c’est l’hébergement de cours. Mais les meilleurs logiciels de formation en entreprise vont bien au-delà. Ils impliquent les employés, simplifient la création de contenu et s’intègrent parfaitement aux autres outils. Avec la montée en puissance de la création de cours et des outils d’e-learning pour la formation en entreprise, les entreprises ont maintenant la possibilité de créer des environnements d’apprentissage plus intelligents et évolutifs. 

Dans cet article, nous allons explorer cinq fonctionnalités essentielles, qui devraient être intégrées à tous les logiciels de formation en entreprise. Elles permettent aux organisations de former leurs employés plus efficacement, d’améliorer leur engagement et de faciliter la création de contenu.

1. Interface conviviale et accessible

Les plateformes de formation en entreprise devraient être faciles à utiliser par tous, apprenants ou créateurs de contenu. Les employés devraient pouvoir se connecter, trouver leur cours et entamer leur apprentissage sans suivre de formation au préalable ou faire appel à une assistance technique. Une interface encombrée ou déroutante risque de décourager les employés de terminer les cours et d’avoir un impact sur la motivation globale.

La convivialité, un élément essentiel 

Une plateforme bien conçue facilite l’apprentissage. Les employés devraient être en mesure :

• D’explorer rapidement les cours et ressources.

• D’accéder à leur formation depuis n’importe quel appareil sans problème de compatibilité. 

• De commencer immédiatement à apprendre sans avoir besoin d’instructions détaillées.

Accessibilité sur appareil mobile : favoriser l’apprentissage nomade

Avec le télétravail et les structures d’équipes hybrides, les employés n’apprennent pas toujours à leur bureau. Les outils de formation en entreprise devraient permettre aux apprenants de suivre des cours sur leurs appareils mobiles, tablettes et ordinateurs de bureau.

Avec une plateforme d’apprentissage mobile :

• Les employés peuvent se former partout et à tout moment : lorsqu’ils font la navette, qu’ils voyagent ou qu’ils travaillent chez eux.

• Les contenus sont toujours faciles à lire et à utiliser, car ils s’ajustent automatiquement aux différentes tailles d’écran. 

• La formation est accessible au personnel de terrain ou de première ligne, ainsi qu’aux équipes à distance qui n’ont pas d’accès régulier aux ordinateurs.

Accès hors ligne pour plus de flexibilité

Les employés qui travaillent dans les secteurs de la santé, de la construction ou de la vente au détail, entre autres, ne disposent pas toujours d’un accès fiable à Internet. Avec un logiciel permettant de télécharger des cours pour y accéder hors ligne, les employés peuvent continuer à apprendre même hors connexion. Dès qu’ils se reconnectent, leur progression est synchronisée automatiquement.

2. Gamification et outils d’engagement

De nombreux programmes de formation en entreprise doivent faire face à un défi de taille : le manque de motivation. Les employés considèrent souvent la formation comme une corvée  : une tâche à accomplir plutôt qu’une activité qu’on a envie de faire. La gamification change la donne en rendant l’apprentissage interactif, valorisant et amusant. 

La gamification utilise des éléments ludiques dans les programmes de formation pour motiver les employés et les encourager à participer activement. Au lieu de lire passivement du contenu, les apprenants s’engagent dans des défis, des quiz et des activités interactives qui rendent la formation plus dynamique.

Principales fonctionnalités de gamification à rechercher

Un logiciel de formation d’entreprise bien conçu devrait offrir :

• Des quiz :ils renforcent l’apprentissage avec différents formats de questions, comme les choix multiples, le glisser-déposer et les textes à trous. 

• Des cartes à trier :elles aident les apprenants à organiser et catégoriser les concepts clés, ce qui améliore la mémorisation des connaissances. 

• Des cartes de mémorisation : elles affichent des définitions, des conseils ou des questions au recto et des réponses ou des explications au verso.

• Des zones réactives sur images : elles permettent aux apprenants de cliquer sur différentes parties d’une image pour révéler des informations supplémentaires. 

• Un suivi des progrès et des badges de réussite  : ils aident les employés à se sentir progresser après chaque étape de la formation. 

Quand faire appel à la gamification

La gamification est particulièrement efficace pour :

• Les outils de formation à la conformité en entreprise : elle rend plus attrayants les cours de conformité, cruciaux mais souvent arides.

• Les formations de vente et produit : elle maintient la motivation des équipes commerciales avec des classements et des modules interactifs. 

• Les programmes de leadership et de compétences relationnelles : elle encourage les employés à suivre des parcours d’apprentissage à leur rythme grâce à un suivi des progrès parsemé de récompenses. 

3. Création de contenu et apprentissage généré par les employés

Pour de nombreuses organisations, c’est un défi de garder le contenu de la formation pertinent et à jour. L’approche traditionnelle, où seuls les responsables formation ou les fournisseurs externes créent du contenu, est lente, coûteuse et non viable. Une plateforme moderne de formation en entreprise devrait favoriser l’apprentissage généré par les employés (EGL), où des experts internes créent et mettent à jour des contenus de formation. 

L’EGL est un modèle de partage des connaissances dans lequel ce sont les employés, et non les responsables formation, qui créent et mettent à jour des ressources de formation. Plutôt que d’attendre que les responsables formation développent des cours, les experts internes peuvent partager directement leur expertise.

L’apprentissage généré par les employés, un atout précieux

• Les experts internes disposent de connaissances de première main : ils peuvent créer des formations pratiques et pertinentes plus rapidement que les prestataires externes. 

• Les responsables de formation gagnent du temps et économisent des ressources : au lieu de créer chaque cours, ils peuvent se consacrer à la sélection et l’amélioration des contenus. 

• La formation est toujours à jour : les employés actifs sur le terrain peuvent actualiser le contenu instantanément au fur et à mesure que les processus évoluent.

Exemple concret : découvrez comment Danone a développé son offre de formation avec l’EGL

Danone, une multinationale de l’alimentation qui emploie plus de 100 000 personnes, faisait face à un défi majeur : Comment fournir des formations pertinentes dans 55 pays, en prenant en compte la différence de culture, de langues et d’objectifs commerciaux ?

Frédéric Hebert, Responsable Digital Learning chez Danone, savait que le développement traditionnel de contenus était trop lent et trop coûteux. Pour le remplacer, il a introduit une culture de partage des connaissances en utilisant Easygenerator. Avec cet outil auteur facile à utiliser, Danone a donné à plus de 1 000 employés les moyens de créer des formations en toute autonomie. Désormais, les équipes du monde entier peuvent développer, mettre à jour et partager des contenus d’apprentissage à grande échelle. 

Contenu assisté par IA

Certains outils de formation en entreprise utilisent l’IA pour suggérer des contenus aux créateurs. Vos experts internes peuvent ainsi structurer leurs cours plus efficacement, même sans expérience en conception pédagogique.  

4. Fonctionnalités de microlearning

La formation traditionnelle oblige souvent les employés à suivre des cours longs et riches en contenu, difficiles à assimiler. Cette approche uniformisée ne fonctionne plus de nos jours. Les employés ont besoin d’une formation pertinente, rapide et engageante. C’est pour cette raison que le microlearning s’est imposé comme fonctionnalité clé des logiciels de formation en entreprise. 

Le microlearning est une méthode d’apprentissage qui fournit du contenu sous forme de modules courts et ciblés, généralement d’une durée de 5 à 10 minutes. Ces leçons concises permettent aux employés d’apprendre à leur rythme sans se sentir submergés.

Les raisons du succès du microlearning

• Des modules plus courts (5 à10 minutes) améliorent la rétention : les apprenants assimilent et mémorisent mieux les informations. 

• Réduction de la surcharge cognitive : les employés se concentrent sur un concept à la fois, ce qui rend l’apprentissage plus efficace. 

• Intégration dans les plannings chargés : les employés peuvent compléter une leçon entre leurs tâches ou pendant de courtes pauses. 

Caractéristiques principales des plateformes de microlearning

Les logiciels de formation bien conçus permettent aux entreprises de créer des expériences d’apprentissages concises, avec :

• Des sections qui décomposent le contenu en courts modules faciles à assimiler. 

• Des vidéos, images et infographies qui simplifient des concepts complexes. 

• Des éléments interactifs qui maintiennent l’implication des apprenants. 

5. Options d’exportation et compatibilité avec les plateformes de formation les plus courantes

Pour qu’un logiciel de formation d’entreprise soit réellement efficace, il doit s’intégrer parfaitement aux systèmes de formation existants d’une entreprise. Qu’il s’agisse d’un système de gestion de l’apprentissage (LMS) ou d’une plateforme d’expérience d’apprentissage (LXP), la connectivité et la compatibilité sont essentielles pour suivre les progrès des employés et garantir la fluidité des formations. 

Certaines organisations utilisent plusieurs outils d’apprentissage en ligne pour gérer leurs programmes de formation. Dans l’idéal, votre plateforme de formation d’entreprise devrait prendre en charge les formats standard de l’industrie. Vous aurez alors la possibilité de partager et de suivre facilement le contenu de formation entre différents systèmes. 

Compatibilité SCORM et xAPI

• La norme SCORM (Sharable Content Object Reference Model) assure la compatibilité du contenu entre différentes plateformes LMS, suit la progression et enregistre les résultats aux quiz. 

• La norme xAPI (Experience API, aussi appelée Tin Can API) enregistre des activités d’apprentissage plus larges, y compris la formation informelle et hors ligne. 

Intégrations LMS/LXP

• Intégrations natives : l’outil doit être compatible avec des plateformes de formation populaires comme Cornerstone, LearnUpon, ou autres. 

• Transfert automatisé de données : les systèmes intégrés fournissent des informations plus approfondies sur les progrès de l’apprentissage des employés. 

Pourquoi opter pour Easygenerator

Easygenerator intègre toutes les fonctionnalités essentielles dont nous avons parlé. Cet outil de formation en entreprise intuitif permet aux entreprises :

• De proposer un apprentissage adapté aux mobiles pour un accès flexible.

• De renforcer l’implication avec la gamification et les outils interactifs.

• De permettre aux employés de créer du contenu de formation avec l’EGL. 

• De proposer du microlearning pour améliorer la mémorisation.

• D’exporter aux formats SCORM et xAPI et de s’intégrer aux principales plateformes de formation.

Envie de découvrir comment Easygenerator peut transformer la formation dans votre entreprise ? Essayez-le gratuitement pendant 14 jours.