El equipo de L&D de RICOH buscaba un sistema escalable y eficiente para crear formación, gestionarla y supervisar los resultados de su plantilla internacional. Easygenerator y Cornerstone era la combinación perfecta: Easygenerator para crear cursos de forma rápida y colaborativa, y Cornerstone para automatizar la gestión del aprendizaje y llevar un control del cumplimiento normativo.
Introducción
RICOH es una compañía tecnológica internacional que proporciona productos y servicios digitales, soluciones para la oficina y soporte para la transformación digital. Ron Schellevis, Director de Diseño y Tecnología del Aprendizaje, desempeña un papel fundamental en la estrategia de aprendizaje de RICOH. Con casi 30 años de experiencia en el equipo de L&D, Ron supervisa el contenido de aprendizaje y los procesos de formación de toda la organización. Su equipo confía en Easygenerator para la creación de contenido y usa Cornerstone como LMS.
Desafío
El equipo de L&D de RICOH se enfrentaba a cuatro desafíos clave para formar a su plantilla global. En primer lugar, los empleados de las diferentes regiones necesitaban formación específica de su puesto, lo cual constituía una dificultad. En segundo lugar, el seguimiento del progreso del aprendizaje no era uniforme, porque RICOH no utilizaba el mismo LMS en todos los países europeos. En tercer lugar, para ofrecer formación a su plantilla global, tenía que traducir el material a varios idiomas, lo cual implicaba una gran inversión de tiempo y dinero. Por último, la creación de contenido estaba ralentizando al equipo. El equipo de Ron usaba PowerPoint para crear y gestionar contenido formativo, por lo que el proceso era ineficiente. «Hasta 2016, usábamos PowerPoint y cuestionarios online para evaluar a los estudiantes», declaró Ron.
Solución
RICOH introdujo Easygenerator como principal herramienta de autoría de cursos y fusionó varios LMS en Cornerstone para simplificar la formación en toda la empresa.
Cuando la demanda de formación empezó a crecer, se volvió insostenible depender exclusivamente del equipo de I+D para desarrollar contenido. Entonces, RICOH aprovechó que los empleados tenían la experiencia necesaria para descentralizar la creación de cursos con Easygenerator, de modo que cualquier empleado de la empresa pudiese crear su propio contenido de e‑learning. Este cambio permitió al equipo de L&D centrarse en las estrategias empresariales y el control de calidad, en vez de en crear cada curso desde cero.
La traducción automática también facilitó la colaboración y redujo la dependencia de servicios de idiomas externos en el equipo de Ron. Además, la función de coautoría permitió a los miembros del equipo perfeccionar el contenido de forma más sencilla. «La traducción es una pesadilla en una empresa multinacional», afirma Ron. «Con Easygenerator, puedo hacer coautor a un empleado para que corrija las traducciones sin un coste adicional».
Como LMS, Cornerstone proporcionó la estructura y automatización necesarias para gestionar estudiantes y hacer un seguimiento de su progreso. Una de las funciones favoritas de Ron es la asignación dinámica del aprendizaje: «Cuando un nuevo empleado se incorpora a RICOH, Cornerstone le asigna automáticamente la formación correspondiente según su puesto, ubicación o departamento», explica Ron. «Facilita muchísimo la gestión del cumplimiento normativo y el proceso de onboarding».
Resultados
x4 más contenido sin aumentar el equipo
Desde que implementó Easygenerator y Cornerstone, RICOH ha transformado su estrategia de aprendizaje. Ron calcula que, sin Easygenerator, su equipo tendría que ser cuatro veces más grande para generar el mismo contenido de formación.
Además, «crear ese contenido en Adobe Captivate es cuatro veces más lento», comentó Ron. «Con Easygenerator, cualquiera puede desarrollar contenido atractivo y eficaz en poco tiempo».
Cornerstone también disminuyó en gran medida la carga de trabajo manual del equipo de L&D. «La infraestructura de backend de Cornerstone es genial», dice Ron. «Podemos asignar formación automáticamente, controlar el cumplimiento normativo e informar sobre el progreso del aprendizaje en un mismo lugar».
Al combinar la creación de cursos intuitiva de Easygenerator con la gestión del aprendizaje estructurada de Cornerstone, RICOH ha conseguido crear un ecosistema escalable de L&D. Estas dos herramientas trabajando al unísono permiten al equipo de Ron centrarse en la estrategia y la innovación, en lugar de atender a solicitudes de formación manual que ralentizan su trabajo.
Cómo lo hizo RICOH
El equipo de L&D de RICOH adoptó un enfoque estructurado para implementar Easygenerator y Cornerstone. A fin de seguir el ritmo de las necesidades formativas, alentaron a los empleados de toda la empresa a contribuir en la formación y así disminuyeron su dependencia de diseñadores de aprendizaje.
El equipo de Ron estableció una serie de directrices y buenas prácticas para que los empleados mantengan la calidad, así como para garantizar que los cursos cumplan los estándares de la empresa antes de su publicación. Las funciones de colaboración, como la coautoría en tiempo real, permitieron a los profesionales de L&D intervenir como asesores, ayudando a los empleados a perfeccionar el contenido sin hacerse cargo de todo el proceso de creación.
Para gestionar la formación, RICOH automatizó el proceso de onboarding y la formación sobre cumplimiento normativo con la función de asignación dinámica del aprendizaje de Cornerstone. Los empleados reciben la formación necesaria automáticamente cuando se unen a la empresa o cambian de puesto, de acuerdo con rutas de aprendizaje basadas en roles.
La traducción era otra esfera de interés clave para RICOH. Con el objetivo de garantizar que la formación fuese accesible para su plantilla internacional, el equipo de L&D utilizó la función de traducción automática de Easygenerator, con la que los equipos locales pueden adaptar el contenido a sus requisitos. Este método les permitió ofrecer más formación en varios países sin necesidad de recurrir a costosos servicios de traducción externos.
Acerca de Cornerstone
Cornerstone es un líder mundial en soluciones de agilidad laboral, que facilita a las empresas la capacitación y la retención de sus empleados mediante el desarrollo de habilidades y aprendizaje con tecnología de IA. Más de 7000 organizaciones y 140 millones de usuarios utilizan Cornerstone Galaxy para identificar carencias de habilidades, personalizar el aprendizaje y preparar a los equipos el futuro. Desde su asociación en 2025, Easygenerator y Cornerstone ofrecen una integración nativa que combina la creación de cursos basada en IA de Easygenerator con las prestaciones de gestión del aprendizaje empresarial de Cornerstone.
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