Die 9 Schritte zur Implementierung eines Wissensmanagement-Prozesses

Was ist Wissensmanagement?

Betrachten wir zunächst die Definition des Wissensmanagements. Beim Wissensmanagement geht es darum, wie Wissen im Unternehmen erstellt, geteilt, verwendet und verwaltet wird. Ziel ist es, das firmeninterne Wissen und die Ressourcen optimal zu nutzen, damit Ihre Mitarbeitenden bestmöglich arbeiten und die Team- und/oder Unternehmensziele erreichen können.

Einer der größten Vorteile der erfolgreichen Einführung des Wissensmanagements im Unternehmen besteht darin, dass sie die Effizienz und Produktivität verbessern und gleichzeitig innovatives Denken und die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitenden fördern kann. Dies kann die Leistung Ihrer Mitarbeitenden auf ein höheres Niveau heben. Sie minimiert auch die Auswirkungen des Wissensverlusts, wenn Mitarbeitende aus Ihrem Unternehmen ausscheiden.

Warum ist Wissensmanagement wichtig?

Best Practices und Ressourcen sind das größte Kapital Ihres Unternehmens. Sie bieten Ihnen einen Wettbewerbsvorteil. Die Datenvolumen, die Unternehmen täglich handhaben, wachsen von Tag zu Tag. Ein Wissensmanagement-System kann dazu beitragen, diese Daten besser zu navigieren und zu nutzen, um die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhöhen.

Ein erfolgreicher Wissensmanagement-Prozess kann Effizienz und Produktivität verbessern und gleichzeitig Raum für innovatives Denken und Zusammenarbeit bei Ihren Mitarbeitenden schaffen und ihre Leistung so auf ein höheres Niveau heben. Es minimiert zudem die Folgen des Wissensverlusts, wenn Fachexpert*innen aus Ihrem Unternehmen ausscheiden.

Die 9 wichtigsten Schritte des Wissensmanagement-Prozesses

1. Forschung

Die Datenvolumen, die Unternehmen täglich handhaben, wachsen ständig. Wissensmanagement kann dazu beitragen, diese Daten besser zu navigieren und zu nutzen, um die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhöhen.

Der erste Schritt zur Einführung des Wissensmanagements im Unternehmen besteht darin, das Wissen zu identifizieren, das erfasst werden muss. Finden Sie heraus, wo und wie Sie Daten und Informationen in Ihrem Unternehmen verlieren, wo die unverzichtbarsten Informationen liegen und wie Sie mithilfe der Best Practices des Unternehmens erfassen können.

Ihre Bemühungen wirken sich unmittelbar auf den Rest des Prozesses aus. Daher ist es wichtig,  so viel Zeit und Liebe zum Detail wie möglich zu investieren, um das Wissensmanagement im Unternehmen einzuführen.

2. Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf Veränderungen vor

Es ist unmöglich, einen Wissensmanagement-Prozess erfolgreich umzusetzen, wenn Stakeholder und Mitarbeitende nicht an Bord sind. Stellen Sie sicher, dass sie zur Teilnahme bereit sind und an die Vorteile für das Unternehmen und die Belegschaft glauben. Möglicherweise müssen Sie auf dem Weg dorthin einige Hürden meistern. Versuchen Sie, Hindernisse zu überwinden, indem Sie auf die Vorteile des Wissensmanagements im Unternehmen hinweisen.

Rekrutieren Sie Mitarbeitende, die bereit sind, mit gutem Beispiel voranzugehen und ihre Kolleg*innen dazu ermutigen, ihr Wissen zu teilen. Wenn dies der Fall ist, belohnen Sie sie, damit jeder in Ihrem Unternehmen sieht, dass die Beteiligung am Wissensaustausch Spaß macht und motiviert. Und vor allem, dass es sich lohnt.

3. Definieren Sie Wissensmanagement-Ziele

Es ist wichtig zu wissen, wo und wie Sie Wissen in Ihrem Unternehmen verlieren und welche Informationen oder praktischen Kenntnisse Ihre Mitarbeitenden zur Ausführung ihrer Aufgaben benötigen. Überlegen Sie, wie die ideale Situation für Ihr Unternehmen aussehen kann. Definieren und dokumentieren Sie auf dieser Grundlage sowohl kurz- als auch langfristige Ziele. Diese helfen Ihnen, die Herausforderungen Ihres Unternehmens anzugehen und zu lösen.

Insbesondere können Sie anhand kurzfristiger Ziele überprüfen, ob Ihr Prozess die gewünschten Ergebnisse erbringt. Mit langfristigen Zielen können Sie das Gesamtbild für Ihr Unternehmen visualisieren und kommunizieren. Beide helfen Ihnen, zum nächsten Schritt überzugehen: zum Skizzieren eines Wissensmanagement-Prozesses.

4. Skizzieren Sie Ihren Wissensmanagement-Prozess und Ihre Strategie

Ihre Ziele sind nicht die einzigen Bestandteile, die Ihnen helfen, die Implementierung des Wissensaustauschs in Ihrem Unternehmen zu realisieren. Es ist auch wichtig, den Wissensmanagement-Prozess und die Strategie zu skizzieren. Diese beiden Elemente helfen Ihnen, notwendige Verbesserungen vorzunehmen und das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Ein solider Wissensmanagement-Prozess und eine solide Strategie sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung, um Finanzmittel von Stakeholdern in Ihrem Unternehmen zu erhalten. Und natürlich, um sicherzustellen, dass alle beteiligten Stakeholder an Bord sind und auf dem Laufenden bleiben, denn der Erfolg des Wissensaustauschs hängt auch von ihnen ab. Relevante Themen, wie die Identifizierung, Klassifizierung, Erfassung, Erstellung, Validierung, Weitergabe, Pflege und Messung von gemeinsamem Wissen können Bestandteil Ihres Prozesses und Ihrer Strategie sein.

5. Wählen Sie das richtige Wissensmanagement Tool

Tools, Systeme und Plattformen erleichtern den Wissensmanagement-Prozess. Es ist wichtig, die richtigen Wissensmanagement-Tools für Ihr Unternehmen auszuwählen. Ganz allgemeingibt es geschlossene und offene Tools für den Wissensaustausch. Geschlossene Tools eignen sich hervorragend zum Erstellen und Freigeben von Dateien. Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihre Mitarbeitenden ihr Wissen erfassen und weitergeben, sind sie nicht ideal. Offene Wissensmanagement-Tools sind eine großartige Lösung, da Mitarbeitende Wissen selbst erfassen und teilen und jederzeit und überall auf Ressourcen zugreifen können.

Unser Authoring-Tool ermöglicht das Mitarbeiter-generierte Lernen, einen kollaborativen Ansatz für den Wissensaustausch. Es erlaubt es Ihren Mitarbeitenden, am Wissensaustausch teilzuhaben. Abgesehen davon hat sich das Mitarbeiter-generierte Lernen als leistungsstarker Ansatz erwiesen, da es schnell skalierbar ist. Es bezieht Daten aus der wichtigsten Datenquelle – von Ihren Mitarbeitenden – und die Qualität kann wirksam aufrechterhalten werden. Mitarbeiter-generiertes Lernen greift auf reales Wissen und Know-how in Ihrem Unternehmen zurück und nicht auf die Perspektive von Drittanbietern.

6. Erfassen Sie relevantes und aussagekräftiges Wissen

Angenommen, Sie entscheiden sich bei Ihrem Wissensmanagement-Prozess für den Ansatz des Mitarbeiter-generierten Lernens und haben ein Tool ausgewählt, das Ihre Mitarbeitenden problemlos verwenden können. In diesem Fall können sie beginnen, ihr Wissen zu erfassen und weiterzugeben. Der nächste Schritt besteht darin, zu festzulegen, wie das benötigte Wissen verwaltet und gepflegt werden soll. Ihr Wissensmanagement-System muss Informationen so kompetent wie möglich gruppieren und aufzeichnen, damit Ihre Mitarbeitenden davon profitieren können.

7. Legen Sie fest, wie das Wissen bereitgestellt werden soll

Während es wichtig ist, das erforderliche Wissen zu identifizieren und dabei systematisch vorzugehen, kann ein schlecht geplantes System den Prozess des Wissensaustauschs unterbinden. Überlegen Sie, wer am meisten vom Wissen profitiert. Davon ausgehend können Sie festlegen, wie diese Gruppe am besten und schnellsten darauf zugreifen kann.

8. Messen Sie die Wirksamkeit des Wissensaustauschs

Es gibt nur einen Weg zu wissen, ob sich Ihre Bemühungen auszahlen: das Erfassen qualitativer und quantitativer Daten. Diese geben Ihnen ausgewogene Überblick darüber, was funktioniert und was nicht. Beispiele für qualitative und quantitative Daten sind die Anzahl der durchgeführten Kurse, die Zahl der abgeschlossenen Kurse, die Zahl der neuen Benutzer, wie oft Kurse geteilt werden, der NPS und die Ergebnisse von Umfragen. Basierend auf Ihren gesammelten Daten können Sie die erforderlichen Schritte in die Wege leiten, um Compliance, Leistung, Qualität und Wertschöpfungslücken zu verbessern und die Effektivität Ihres Wissensmanagement-Systems zu optimieren.

9. Schaffen Sie eine Kultur des Wissensaustauschs

Wissensmanagement ist ein fortwährender Prozess; Er erfordert einheitliche Überprüfungen, Überarbeitungen und Bewertungen, um ein optimales Niveau zu erreichen. Das Wissen, das Sie erfassen, kann auch die Richtlinien und Verfahren beeinflussen, die Sie für Ihr Unternehmen festlegen.

Darüber hinaus wird eine Kultur gefördert, die Ihre Mitarbeitenden in die Lage versetzt, etwas zu bewirken. Es ist eine gute Idee, sich Zeit für die Einführung des Wissensmanagements zu nehmen , oder noch besser, es in die Unternehmensrichtlinien aufzunehmen, und es als festen Bestandteil der Arbeitswoche einzuplanen.